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Ce document contient des conseils pour négocier plus avantageusement avec IBM, tels que présentés par JoAnn Rosenberger, vice-présidente analyste distinguée chez Gartner, lors de la conférence EMPOWER 2021. Origina ne donne ni ne prétend donner des conseils à ce sujet.

Comment les entreprises peuvent-elles bénéficier des meilleures offres pour leurs investissements en logiciels et en matériel auprès d’un géant technologique comme IBM ? Selon JoAnn Rosenberger, vice-présidente analyste distinguée chez Gartner, il faut parler le même langage que le fournisseur de technologie avec lequel on travaille – et relever ses habitudes.

JoAnn Rosenberger a exposé les conseils que Gartner donne à ses clients dans son discours introductif lors de la conférence EMPOWER 2021, un événement virtuel destiné aux utilisateurs de logiciels d’entreprise IBM. Elle y a souligné la nécessité d’adapter les négociations à chaque fournisseur et montré aux participants comment « IBM-iser » leurs discussions contractuelles en s’inspirant du cadre T4 de Gartner.

Qu’est-ce que le cadre T4 ? Il s’agit d’une méthodologie que les entreprises peuvent utiliser pour gagner en force de pression et en pouvoir de négociation et qui repose sur quatre points clés :

  • Tactics (« tactique »)
  • Templates (« modèles »)
  • Terms and Conditions (« conditions générales »)
  • Timing (« calendrier »)

Si vous avez manqué le discours introductif de JoAnn Rosenberger lors de la conférence EMPOWER 2021, voici un bref aperçu du cadre T4 et quelques éléments que votre entreprise peut utiliser pour mener de meilleures négociations avec IBM.

Tactics (« tactique ») : conseils pour gagner en force de pression et en pouvoir de négociation

IBM est depuis longtemps réputée pour ses produits d’entreprise de qualité dont les fonctionnalités et la fiabilité sont difficiles à reproduire. Pourtant, le paysage numérique a beaucoup changé au cours des dernières décennies et votre entreprise gagnerait à faire jouer les concurrents d’IBM.

Avant d’engager le dialogue avec IBM pour un renouvellement ou une montée en gamme, demandez à votre équipe informatique de rechercher des alternatives à vos ressources logicielles et matérielles. Envoyez une demande de proposition (DDP) à chacune de ces entreprises pour prouver à IBM qu’il existe d’autres vendeurs sur le marché à même de proposer des offres viables.

Pour chaque application logicielle IBM, il y aura plusieurs produits concurrents qui pourront être utilisés pour créer une force de pression. En voici quelques exemples :

  • Db2 : Microsoft, Teradata, SAP.
  • Cognos : Oracle, Tableau, MicroStrategy.
  • Rational : Atlassian, Akamai-SOASTA, HPE.
  • WebSphere : Informatica, Dell Boomi, Software AG.

« Il y a de nombreuses années, les gens pensaient que le coût d’un changement de fournisseur et les problématiques liées au retrait de produits étaient des choses insurmontables, mais ce n’est plus le cas aujourd’hui », affirme JoAnn Rosenberger. « Ce n’est pas facile mais c’est faisable dans de nombreux cas. »

JoAnn Rosenberger constate également que le simple fait de demander aux membres de l’équipe commerciale d’IBM comment ils sont rémunérés peut apporter des informations précieuses pour vos négociations. En vous renseignant sur les produits ou les types de transactions pour lesquels ils sont rémunérés – ou même sur la fréquence de leurs primes –, vous comprendrez en partie d’où sort l’offre qui vous est présentée.

« Le savoir représente toujours un pouvoir lorsque vous négociez ; ainsi, le fait de connaître ces produits et services stratégiques pour lesquels IBM rémunérera mieux – mais aussi ce qu’ils font en vous incitant à les acheter, ainsi que comment l’acheter sur une base contractuelle – est un atout précieux pour planifier la négociation », souligne-t-elle.

Enfin, JoAnn Rosenberger recommande de garder un œil sur les résultats trimestriels d’IBM. En se renseignant sur les domaines dans lesquels l’entreprise répond ou non aux attentes financières, votre équipe peut deviner les produits pour lesquels Big Blue pourrait être prêt à revoir le prix à la baisse afin de générer des revenus conformes aux estimations des analystes.

Templates (« modèles ») : poser des questions spécifiques à IBM pour révéler les détails ambigus

Les contrats portant sur les ressources logicielles et matérielles d’entreprise sont des instruments complexes et sans une connaissance approfondie du fournisseur et de son mode de fonctionnement, il est possible que vous passiez à côté de frais cachés ou manquants.

Élaborez une check-list (ou collaborez avec Gartner pour utiliser sa propre check-list) afin de vous assurer de poser les bonnes questions à IBM pendant les négociations. En demandant ces renseignements dès le début, vous éviterez à votre équipe de se débattre pour les obtenir plus tard.

Pour les logiciels IBM® Passport Advantage ou le programme d’abonnement et de support IBM®, par exemple, JoAnn Rosenberger recommande de demander les renseignements suivants :

  • Demander un rapport sur les sites : tous les sites PA et toutes les autorisations d’utilisation (PoE) par site.
  • Demander des tarifs garantis : donner tous les tarifs pour les références S&S « E » et SaaS « D » actives.
  • Total de points/niveau RSVP : demander le total de points de l’entreprise et le niveau RSVP actuel.
  • Énumération des références : demander une liste des tarifs garantis afin de répertorier les prix de vente conseillés et les tarifs garantis.
  • Droits FCT : répertorier les droits concernés par un type de contrat flexible (FCT) pour chaque site.
  • Numéro IPAA : donner le numéro IPAA attribué à chaque site de l’entreprise.
  • Modifications annuelles de prix : demander la politique de modification des prix publiée annuellement par le service commercial d’IBM.

Les questions de JoAnn vont de pair avec son modèle de demande de devis personnalisé, qui l’aide à « dégrouper » les offres groupées qu’IBM vend à ses clients. Les participants à la conférence EMPOWER 2021 ont reçu ce modèle, mais les parties intéressées qui n’y ont pas assisté devront collaborer avec Gartner pour profiter de cet outil.

Ce modèle est important car il permet aux entreprises d’entrer dans les moindres détails des contrats, notamment les forfaits pluriannuels. Pour illustrer son propos, JoAnn Rosenberger explique qu’elle a pu aider une entreprise à comparer un forfait pluriannuel au coût réel d’une formule de paiement à l’utilisation pour son logiciel Cognos. Le client a ainsi constaté que le forfait pluriannuel aurait permis à l’entreprise d’économiser seulement 100 000 dollars, ce qui rendait moins attrayant le règlement conséquent qui devait être effectué au départ.

Terms and Conditions (« conditions générales ») : éviter les risques dans les contrats cadres d’IBM

Votre équipe comprend-elle bien les contrats cadres qu’elle a conclus avec IBM ? En ce qui concerne IBM® Passport Advantage, pourriez être surpris par tout ce qui n’est pas connu.

« Lorsque j’échange avec mes clients, je crois que ce qui les interpelle le plus, c’est le fait qu’une grande partie de ces contrats cadres – notamment en ce qui concerne Passport Advantage – ne nécessite pas de signature », confie JoAnn Rosenberger.

Lorsque votre équipe demande un contrat à IBM, comme un IPLA ou un IPAA, IBM vous renverra très probablement le lien permettant de consulter ce document sur son site web, observe-t-elle. Il s’agira de la dernière version publiée par IBM, mais il se peut que cette version soit différente de celle en vigueur au moment de la signature de votre contrat.

Il est essentiel de maintenir des pratiques efficaces en matière de gestion des actifs si vous souhaitez demander des modifications de ces conditions générales afin de mieux les adapter à votre entreprise. Demandez à IBM de vous fournir les copies de ses contrats cadres et ses rapports en incluant les liens et les numéros de version, puis comparez-les avec les copies dont vous disposez dans votre base de données de contrats.

Si vos outils internes d’ITAM et de gestion des contrats sont capables de suivre les différentes versions des conditions générales d’IBM, vous serez en mesure de demander des modifications spécifiques à apporter à l’ICA, à l’IPLA ou à l’IPAA. Vous pourrez par exemple :

  • faire correspondre la définition de l’entreprise faite par IBM à votre structure d’entreprise ;
  • veiller à ce qu’aucun changement ne se produise sans l’accord écrit des parties ;
  • procéder à une personnalisation pour que la version ne puisse être modifiée avec un préavis de 90 jours ;
  • joindre les documents d’Informations sur la licence à toutes les commandes – ces documents sont spécifiques à chaque version ;
  • préciser que les licences sans abonnement sont perpétuelles ;
  • joindre les politiques en matière d’utilisation temporaire du site web et de HA/DR ;
  • joindre l’AECI d’IBM en tant qu’annexe pour inclure les conditions de confidentialité.

Timing (« calendrier ») : utiliser les dates de clôture des exercices fiscaux à votre avantage

Le calendrier doit jouer un rôle important dans vos négociations, tant du point de vue des besoins et des ressources de votre entreprise que des obligations fiscales du fournisseur de logiciels.

De votre côté, vous souhaitez vous assurer que votre équipe a consacré suffisamment de temps au processus de renouvellement du contrat, qu’il s’agisse des négociations directes avec IBM, de l’étude des concurrents ou de la recherche d’une alternative telle que la tierce maintenance logicielle.

JoAnn Rosenberger recommande de suivre le calendrier suivant au cours de la dernière année de votre contrat IBM :

  • 12 mois avant la fin du contrat : sélectionnez votre équipe de négociation et identifiez les responsabilités et les priorités.
  • 9 mois avant la fin du contrat : validez les droits et les tarifs de votre portefeuille en demandant des rapports sur votre portefeuille IBM, examinez vos feuilles de route technologiques et évaluez leur viabilité ainsi que les alternatives.
  • 6 mois avant la fin du contrat : utilisez vos rapports sur votre portefeuille IBM pour planifier les prochaines années, comprendre les politiques d’utilisation d’IBM et procéder à une évaluation des risques liés aux modalités existantes.
  • 3 mois avant la fin du contrat : engagez le dialogue avec IBM pour discuter de vos besoins et employez les tactiques de négociation spécifiques à IBM dans le cadre de votre phase finale.
  • Exécution : enregistrez l’accord d’IBM en matière de tarification et les éventuels éléments particuliers, assurez-vous que les documents cadres d’IBM sont acceptés et joints en tant qu’annexes et « IBM-isez » vos outils de SAM et d’ITAM aux exigences particulières d’IBM.

Il est également important de connaître la date de clôture de l’exercice fiscal des fournisseurs de logiciels, car cela peut vous aider à planifier vos transactions de manière à maximiser votre pouvoir de négociation. L’exercice fiscal d’IBM se termine en décembre – cela peut apporter à votre équipe une force de négociation considérable.

Ne manquez pas la conférence EMPOWER 2022 pour profiter de davantage de contenus destinés aux utilisateurs de logiciels d’entreprise IBM, comme les informations ci-dessus partagées par JoAnn Rosenberger dans son discours introductif. Pour visionner les enregistrements des autres séances de la conférence EMPOWER 2021, cliquez ici.

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