Même si votre entreprise a la chance de profiter d’une longue phase de lune de miel avec votre fournisseur de logiciels d’entreprise, il existe toujours un risque de hausse des prix et de comportement prédateur à mesure que cette relation commerciale évolue, en particulier lors des négociations sur les logiciels.

Plus vous travaillez longtemps avec un fournisseur et plus ces services logiciels informatiques s’intègrent à votre entreprise, plus le fournisseur gagne en puissance dans cette relation. Avant longtemps, ce qui ressemblait à un partenariat peut commencer à ressembler à une situation d’otage : les prix augmentent, la qualité du service diminue et les services payés ne sont pas correctement alignés sur vos objectifs commerciaux.

La tension de cette relation peut être plus prononcée lorsque les spécialistes de l’approvisionnement et les chefs d’entreprise se sentent obligés de choisir entre le moindre de deux maux : accepter les conditions de service de plus en plus lourdes du fournisseur ou se lancer dans une transition de fournisseur complexe qui amène des coûts de migration supplémentaires et une interruption des activités de l’entreprise.

Désireux d’éviter ce scénario sans issue ? La meilleure défense consiste à maximiser l’influence de votre organisation dans les négociations de renouvellement de logiciels. Poursuivez votre lecture pour obtenir des conseils sur l’augmentation de votre influence afin de maintenir l’honnêteté des fournisseurs de logiciels et de protéger la valeur de ces relations avec les fournisseurs.

Négocier des frais fixes à l’avance

Lorsque les fournisseurs augmentent leurs prix et vous obligent à prendre une décision rapide sur le renouvellement de votre contrat, vous pouvez avoir l’impression que le fournisseur vous pointe un pistolet sur la tempe. Les deux parties à la négociation savent que le remplacement d’un fournisseur de logiciels informatiques est un processus complexe et chronophage, et qui nécessite une diligence raisonnable pour bien faire les choses.

Le problème pour votre entreprise est que, à l’approche du renouvellement du contrat, l’interruption du départ de votre fournisseur donne à cette entreprise plus de poids dans vos négociations. La solution simple ? Supprimez cet effet de levier en négociant des frais fixes, y compris des augmentations de prix, bien avant l’expiration de votre contrat.

Que vous choisissiez de structurer votre contrat avec des hausses de taux fixes sur une base annuelle, ou que vous entamiez le processus de négociation tôt et fixiez un délai artificiel pour finaliser de nouvelles conditions ou vous engager à partir, votre entreprise peut obtenir un meilleur effet de levier et se protéger des risques élevés. pression sur les prix et les tactiques de vente.

Trouvez le « sweet spot » lors de la négociation de la durée du contrat logiciel

Un contrat de service trop court vous place constamment dans la position de renégocier les termes et de repousser les augmentations de prix, surtout si vous renouvelez sur une base annuelle. Bien que le contrat plus court puisse donner de la flexibilité à votre entreprise, il exerce également une pression sur votre organisation pour qu’elle renouvelle votre contrat de service ou se soumette au processus exigeant en temps et en ressources pour passer à un nouveau fournisseur.

Dans le même temps, une durée de contrat trop longue peut vous enfermer dans des services qui peuvent devenir moins précieux pour votre entreprise au fil du temps. Les logiciels informatiques d’entreprise sont un secteur en évolution rapide. Même s’il est agréable de garantir un service cohérent et des tarifs compétitifs, vous devez également préserver votre capacité à adapter vos services logiciels à mesure que vos besoins évoluent.

Pour de nombreuses entreprises, trois ans est une durée idéale pour un contrat de logiciel informatique, ce qui vous donne une plus grande piste pour négocier le prochain accord sans la pression du temps, mais vous donne également la possibilité d’ajuster votre stratégie d’achat de logiciels à mesure que vos besoins évoluent. Bien que ce soit loin d’être une règle absolue, cela peut être un bon point de départ lors de la négociation d’un renouvellement, ou même d’un nouveau contrat avec un nouveau fournisseur.

Effectuez des comparaisons régulières du marché

La connaissance, c’est le pouvoir, et lorsque votre entreprise se prive de la connaissance des prix et des tendances du marché plus large, vous cédez le levier à vos fournisseurs existants.

Même si vous êtes satisfait de votre service actuel, les comparaisons de marché vous aideront à comparer le coût et la valeur de vos services existants aux alternatives disponibles sur le marché. N’attendez pas que votre fournisseur présente une proposition de renouvellement de contrat qui fait monter les prix en flèche : effectuez cette recherche en amont des négociations afin de pouvoir rapidement contrer son offre et accélérer le délai de prise de décision.

Effectuer des audits réguliers des solutions logicielles

À mesure que vos besoins en logiciels informatiques évoluent, la combinaison optimale de logiciels et de services prenant en charge votre entreprise évolue également. Des audits réguliers (au moins une fois par an, mais idéalement tous les six mois) vous aideront à évaluer la valeur de ces services et guideront vos négociations lorsque vous chercherez à éliminer les services et logiciels moins précieux, à contrôler les coûts et à optimiser le retour sur investissement de votre relation avec les fournisseurs.

Si vous envisagez de vous éloigner d’un fournisseur de logiciels informatiques hérité et de migrer vers des alternatives basées sur le cloud, ces audits peuvent également éclairer votre stratégie de migration à mesure que vous réduisez lentement les services de votre fournisseur actuel et que vous passez à une solution plus efficace et rentable. fournisseur de cloud .

Au fur et à mesure que vous construisez et exécutez cette stratégie de migration, un partenaire de migration de confiance peut vous aider à réduire les dépenses et à libérer des ressources pour minimiser les interruptions d’activité et assurer une transition fluide et progressive. L’équipe d’experts d’Origina possède des décennies d’expérience combinée pour aider les entreprises à tirer parti des négociations de renouvellement de logiciels pour jeter les bases d’un éventuel passage à des fournisseurs basés sur le cloud plus durables et évolutifs.

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