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Il est incroyablement facile d’échouer à un audit logiciel IBM, comme tout Responsable des actifs logiciels (SAM) le sait. Comprendre les raisons les plus courantes d’un échec permet d’éviter les problèmes futurs. Voici les quatre que nous voyons régulièrement.

1. Registres non tenus

En raison de la croissance organique du réseau, votre entreprise acquiert des logiciels à un rythme phénoménal. Mais entre l’achat et l’installation, les enregistrements de licence peuvent disparaître – à supposer qu’ils aient été créés en premier lieu.

Sans un enregistrement précis du nombre de vos licences, l’échec d’un audit IBM est inévitable. Vous devez enregistrer chaque achat, ce qui vous évitera également d’acquérir plus de licences que nécessaire.

Pour éviter ces problèmes à l’avenir, chaque nouvelle licence doit être enregistrée au moment de l’achat.

2. Registres non mis à jour

Vous enregistrez chaque achat de licence, ainsi que les détails de l’installation initiale. Mais à mesure que les besoins informatiques évoluent et que les logiciels sont déplacés – ou acquis – ces registres doivent être mis à jour. Malheureusement, suite au bouleversement que représente un redéploiement majeur de logiciels, la paperasserie est classée comme d’importance secondaire (ou inférieure).

Lorsque les registres sont inexacts, il devient presque impossible de représenter correctement votre entreprise lors d’un audit des logiciels IBM. Vous ne serez pas en mesure de montrer où sont installées les applications, combien de licences sont utilisées, ni de répondre avec précision aux questions posées par les auditeurs.

Les licences sont en constante évolution – et le SAM doit rester au courant de chaque mouvement, faute de quoi ses registres deviendront rapidement obsolètes. Enregistrez chaque modification, acquisition ou cession aussi rapidement que possible, ou vos enregistrements seront pratiquement inutiles lors d’un audit IBM.

3. Installations de logiciels non supervisées

L’accès à la bonne technologie, au bon endroit et au bon moment est fondamental pour accélérer votre activité. Mais le SAM est souvent tenu à l’écart, en n’étant jamais informé des réinstallations ou des déplacements de logiciels. Et s’il ignore où les logiciels sont utilisés ou combien de licences sont en jeu, il ne peut espérer tenir ses registres à jour.

Le SAM doit affirmer son autorité, en rendant obligatoire la notification de tous les futurs projets de désinstallation/réinstallation de logiciels. Même si le SAM ne participe pas à la planification ou à l’exécution du projet, il peut au moins tenir ses registres à jour.

4. Méconnaissance des modifications et des mises à jour des contrats

La fin de tout contrat logiciel entraîne un certain nombre de difficultés. Mais pendant que le SAM est occupé à négocier le meilleur prix global possible, IBM essaie de maximiser ses revenus ailleurs.

Vous pourriez constater que les conditions d’utilisation d’une application particulière changent, ou que le coût annuel de maintenance augmente de façon plus spectaculaire que les années précédentes. Quels que soient ces changements, vous devez en tenir compte. Partir du principe que tout restera à peu près identique est un excellent moyen d’échouer à votre prochain audit des logiciels IBM.

Soyez proactif – et n’ayez pas peur de demander de l’aide

En ce qui concerne les audits IBM, il incombe à votre entreprise de prouver que le nombre de licences et les conditions d’utilisation sont respectés. La tenue et le maintien de bons registres seront essentiels pour réussir votre prochain audit.

La gestion de toutes les licences de vos logiciels d’entreprise est un travail complexe, bien trop lourd pour une seule personne. N’ayez jamais peur de demander l’assistance et les conseils d’un expert en licences IBM comme Origina, qui peut fournir des conseils sur les meilleures pratiques, ainsi qu’un service d’assistance avant et après l’audit des logiciels IBM.

Si vous pouvez éviter ces quatre erreurs courantes, vous êtes sur la bonne voie pour réussir votre prochain audit IBM®. En attendant, si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à nous contacter.

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