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En manque de ressources et surchargé de travail, le responsable des actifs logiciels (SAM) a toujours beaucoup de pain sur la planche. Malgré le professionnalisme incontestable des SAM, cette pression peut conduire à prendre des raccourcis ou à commettre de véritables erreurs.

L’erreur la plus simple, et la plus coûteuse, consiste peut-être à acquérir trop de licences pour vos actifs logiciels. Avec tant de facteurs qui appellent votre attention, il est très tentant de deviner au doigt mouillé le nombre de licences nécessaires, d’en ajouter quelques-unes pour avoir une marge d’erreur et de passer à la tâche suivante.

En supposant que votre meilleure estimation offre une marge suffisante, le dépassement de budget pour les licences est à coup sûr moins cher que l’échec d’un audit IBM. Mais avec des budgets de licence continuellement sous pression, chaque centime compte. Dans ce contexte, un dépassement au détriment d’autres projets informatiques stratégiques est-il justifiable ?

Lorsque IBM procédera à l’audit de votre entreprise, l’anomalie sera découverte. Si l’OEM ne s’inquiète pas trop des dépassements de budget, il en va autrement de votre direction.

Les x étapes suivantes vous aideront à éliminer les dépenses excessives sans compromettre la couverture.

1. Donnez la priorité à votre audit de licences

Aussi occupé que vous soyez, la réalisation d’un audit doit être une priorité. Vous devez savoir :

  • Le nombre de licences que votre entreprise possède.
  • Le nombre de licences dont vous avez réellement besoin pour couvrir entièrement vos systèmes.

Même si le processus prend des mois, consacrer quelques heures par semaine à cette tâche sera un investissement rentable, surtout si cela révèle que vos niveaux de couverture actuels sont insuffisants.

2. Ne vous fiez pas uniquement aux outils automatisés

Les outils de recherche de licences ne sont utiles que dans une certaine mesure. Les outils peuvent créer rapidement un inventaire de base, mais le décompte total n’est généralement pas précis à 100 %. Chaque rapport devra être vérifié, et sans doute manuellement.

3. Ne vous fiez pas uniquement aux chiffres

Les conditions de licence d’IBM sont complexes et notoirement difficiles à respecter. Il se peut que vous ayez le bon nombre de licences, mais qu’elles ne soient pas du bon type, ce qui entraînerait l’échec de l’audit.

Votre audit doit inclure un décompte et le type de chaque licence détenue.

4. Ne le faites pas seul

La complexité des types de licence ajoute une couche supplémentaire de bureaucratie à une tâche qui vous éloigne d’autres projets. Le temps et les ressources étant déjà limités, l’externalisation vers un tiers vous permet de vous recentrer.

Un tiers comme Origina sera en mesure d’effectuer le décompte nécessaire des licences et de fournir des conseils et des orientations sur votre niveau actuel de couverture. Notre Évaluation de la préparation des actifs logiciels (S.A.R.A.) donne un aperçu complet de votre parc IBM, et peut même être utilisée comme preuve de votre couverture de licences lors d’un audit officiel d’IBM.

L’essentiel est qu’un tiers vous donne un nombre exact de licences, ce qui vous permet de mieux planifier vos achats futurs, à l’unité près.

5. Restez à jour

Votre audit n’est qu’un cliché instantané. Le nombre de licences doit être régulièrement mis à jour pour garantir que vous gardez la trace de chaque nouvel achat, ou si vous retirez ou vendez des unités redondantes.

En tenant des registres précis, vous éviterez à l’avenir d’acheter des licences au jugé. Ainsi, vous pourrez garder une plus grande partie de votre budget pour d’autres projets.

6. N’estimez pas vos besoins futurs au jugé

À mesure que votre entreprise se développe, le nombre de licences que vous détenez augmente également. Dans la mesure du possible, évitez les packs de licences ; cela simplifiera l’administration future et vous permettra de ne pas acheter trop de licences en n’achetant que le nombre exact dont vous avez besoin.

Si vous recommencez à acheter des licences dans la panique en vous basant sur un comptage approximatif, vous devrez également recommencer tout le processus d’audit et d’inventaire depuis le début.

Pour plus d’aide et de conseils sur le nombre et le provisionnement des licences, n’hésitez pas à nous contacter.

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