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La beauté du cloud réside dans sa simplicité. Le déploiement d’un nouveau service ne prend que quelques clics, l’abonnement à une application hébergée peut être acheté avec une carte de crédit. Toujours disponible, instantanément accessible, le cloud semble être la réponse à de nombreux problèmes informatiques courants.

Une étude réalisée par la société de logiciels Dynatrace a révélé que 79 % des entreprises craignent des coûts cachés liés aux services cloud. La plupart des gens supposent que ces coûts prendront la forme de frais supplémentaires dus à une utilisation imprévue des ressources, mais il est plus probable qu’ils proviendront de l’augmentation des frais généraux administratifs, en particulier pour le responsable des actifs logiciels.

Qui contrôle l’achat de logiciels ?

La facilité avec laquelle on peut acheter des applications cloud amène de nombreuses unités commerciales à contourner complètement le département informatique. Cela signifie souvent que le SAM n’a aucune trace de la demande ou du nombre de licences associées, ce qui rend presque impossible la tenue de registres précis.

Tenter de reprendre le contrôle du processus d’achat de logiciels devient une bataille politique. La possibilité de contourner la bureaucratie des achats offre aux chefs d’unité commerciale l’occasion de déployer des applications rapidement et efficacement, en maximisant la productivité et en réduisant les délais. Pour le directeur de la technologie, la bureaucratie est un mal nécessaire, ne serait-ce que pour lui donner le temps de préparer les ressources nécessaires à l’assistance pour chaque application.

Le processus traditionnel d’achat de logiciels donne au responsable des actifs logiciels la possibilité de vérifier les détails de la commande, en s’assurant de pouvoir saisir les informations relatives à la couverture des licences – et d’identifier en amont tout manquement potentiel.

Le processus d’adoption du cloud doit être géré d’une manière ou d’une autre pour éviter les problèmes lors d’un audit. Le risque est réel : selon un rapport de CipherCloud, une entreprise mondiale moyenne utilise 1100 applications cloud. Cependant, 86 % de ces applications n’ont jamais été approuvées, ce qui crée une « infrastructure informatique fantôme » existant en dehors des dispositions d’assistance informatique interne.

Une infrastructure d’une complexité extrême

Les entreprises ont consacré plusieurs années et plusieurs millions de dollars à essayer de consolider leurs systèmes informatiques afin de simplifier l’accès et le partage des données. L’ironie, avec les services cloud, c’est qu’ils ont tendance à fragmenter les processus informatiques, à créer de nouveaux silos et à annuler une grande partie du difficile travail d’intégration réalisé.

Pour le SAM, le problème est encore plus grand. Il lui est pratiquement impossible de maîtriser tous les produits, services et plateformes en jeu, surtout s’il ne connaît qu’une fraction des applications et plateformes utilisées.

L’infrastructure hébergée crée le même problème

Des plateformes telles qu’Amazon Web Services, Microsoft Azure ou même IBM Cloud créent des problèmes semblables. Avec la possibilité d’installer des applications et des serveurs dans des centres de données du cloud, votre entreprise peut diminuer ses dépenses en capital pour le matériel, ce qui constitue un avantage significatif pour le budget de l’entreprise.

Mais déplacer les systèmes hors site rend beaucoup plus difficile l’inventaire des licences et le maintien de la conformité. Cela est particulièrement vrai pour les déploiements de type développement, où les services informatiques testent de nouvelles applications et de nouveaux services. En fait, les environnements cloud font désormais partie intégrante du processus de développement rapide d’applications. Malheureusement, l’accent mis sur la rapidité conduit souvent à négliger des facteurs tels que les dispositions relatives aux licences au profit de la rapidité – une excuse que les auditeurs n’accepteront jamais s’ils découvrent un manquement.

Le moment de se faire aider

La seule façon pour le SAM de reprendre le contrôle des applications et des abonnements cloud est de mener un exercice de découverte à grande échelle – probablement en collaboration avec le département financier qui sera en mesure de retracer les achats et les abonnements effectués sans l’aide du département informatique. Une autre possibilité consiste à demander à un tiers comme Origina d’aider à mener à bien le processus de découverte nécessaire en comptabilisant et en vérifiant le nombre d’installations et de licences IBM.

La propagation de l’informatique fantôme utilisant l’informatique cloud a créé un véritable casse-tête pour les SAM, et la plupart auront besoin de l’aide d’un spécialiste pour reprendre le contrôle de leurs systèmes.

Pour de plus amples conseils sur les licences IBM® pour le cloud, n’hésitez pas à nous contacter.

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