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L’essor fulgurant du SaaS (logiciel en tant que service) a radicalement modifié notre façon de travailler et d’acheter des applications. Mais même si certains processus évoluent, d’autres restent les mêmes. Quel que soit votre mode d’achat de logiciels, il reste trois certitudes dans la vie d’un responsable des actifs logiciels (SAM) : la mort, les impôts et les audits des logiciels IBM.

Le SaaS facilite la gestion des logiciels. Ou pas.

Les logiciels hébergés sont censés faciliter la gestion des actifs. Avec un contrat mensuel fixe par utilisateur, chaque utilisateur dispose d’une licence appropriée lorsqu’il utilise des applications SaaS, y compris celles d’IBM. Si un nouveau compte utilisateur est créé, votre abonnement augmente d’une unité ; si vous désinscrivez un compte, votre facture diminue d’autant.

Et force est de constater que les licences SaaS fonctionnent parfaitement pour vous et pour le fournisseur. Vous ne risquez pas d’acheter des licences supplémentaires « au cas où », et vous ne payez que ce que vous utilisez.

Les audits IBM ne s’arrêtent pas avec le SaaS

Quelle que soit la part de votre parc qui a migré vers le cloud – même les applications hébergées d’IBM – les auditeurs d’IBM finiront un jour par venir vérifier la couverture des licences de vos actifs restants sur site. Les systèmes anciens peuvent être conservés à des fins d’archivage, mais ils doivent néanmoins faire l’objet d’une licence correcte.

La plupart des anciennes applications IBM sont vendues avec une licence perpétuelle, ce qui signifie que vous pouvez les utiliser indéfiniment. Toutefois, des audits sont toujours effectués pour vérifier que vous ne dépassez pas le nombre maximal de licences ou les conditions d’utilisation. Si vous échouez à un audit, vous devrez acheter de nouvelles licences pour couvrir le manquement. Si vous utilisez une version post-garantie ou EoS (Fin d’assistance), vous devrez également payer à IBM des frais d’assistance (prolongée) supplémentaires.

Soyez aux aguets – soyez prêt

Les audits IBM se basent sur vos registres de Passport Advantage. Passport Advantage (PA) enregistre tous les détails de chaque achat d’application que votre entreprise a effectué, y compris la version et le nombre de licences. Vous devez vous familiariser avec le portail PA et le nombre de licences qui y sont enregistrées.

AVERTISSEMENT : Un audit IBM ne se limite pas au nombre de licences

Vous devez aussi prendre le temps de comprendre quels droits chaque licence vous confère avec l’application. Avoir le nombre correct de licences ne signifie pas que vous êtes totalement en conformité.

Évidemment, il est souvent difficile de trouver les conditions spécifiques de vos licences, qui sont noyées dans des pages de jargon juridique complexe. Si vous ne parvenez pas à trouver les informations spécifiques dont vous avez besoin, sachez que nous maintenons une base de données de toutes les licences de chaque produit. Nos experts en licences connaissent généralement mieux les tenants et aboutissants de chaque application que votre responsable de compte IBM.

Une fois que vous savez ce que vous êtes censé avoir, vous disposez d’une déclaration officielle à laquelle vous pouvez comparer vos propres registres. Lorsque vous identifiez un manquement, il est de loin préférable (et moins cher) d’acheter des licences supplémentaires

Mettre de l’ordre dans vos affaires

On peut atténuer l’impact des événements inévitables que sont la mort et les impôts en planifiant et en se préparant à l’avance. Il en va de même pour les audits des logiciels IBM : investir du temps et des ressources à l’avance permet de minimiser les résultats potentiellement négatifs.

Origina ne peut pas vous aider à éviter un audit IBM, mais nous pouvons vous aider à vous préparer à ce qui va suivre. Pour en savoir plus sur notre démarche et nos offres, prenez contact avec nous.

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