Une grande entreprise de transport américaine élimine l'incertitude de l'audit grâce à Origina

Désireuse d’innover et d’atteindre un plan de croissance agressif suite à son effort de redimensionnement, la société s’est d’abord tournée vers Origina pour une aide intermittente avec IBM Informix, sur la base d’une recommandation d’un autre fournisseur de maintenance logicielle tierce partie (TPSM) avec lequel elle avait déjà fait affaire.

Comme l’a déclaré un gestionnaire de parc informatique de l’entreprise lors d’un entretien, les fournisseurs de maintenance de logiciels tiers constituent un choix judicieux lorsque l’entreprise cliente a l’intention de supprimer le produit pris en charge, ou lorsqu’elle souhaite assurer le soutien et la maintenance d’un produit à long terme sans procéder à une mise à niveau coûteuse et risquée. Origina a fourni l’assistance améliorée et personnalisée que l’entreprise de transport recherchait, en mettant à disposition son pool de talents pour répondre aux questions les plus diverses. L’approche de conciergerie a immédiatement impressionné, ce qui a permis à l’entreprise d’apprécier davantage le modèle TPSM en général.

Forte de cette expérience, la société de transport savait qui appeler pour préparer sa mise en conformité dans l’éventualité d’un second audit. La direction souhaitait initialement ne retenir les services d’Origina qu’au moment de l’audit, mais le souvenir persistant de l’enquête précédente – au cours de laquelle des délais importants rendaient difficile le suivi des termes et du paysage complexes de l’accord – l’a poussée à envisager une défense plus proactive.

C’est ainsi qu’a débuté la première phase d’un vaste projet de défense contre les audits, destiné à maintenir l’entreprise concernée sur sa propre feuille de route, et non sur le modèle de profit d’IBM.

Tout d’abord, les experts d’Origina ont examiné l’ensemble du parc IBM de l’entreprise, à la recherche de problèmes de configuration, de verbiage des termes de l’accord, de charges de travail et d’autres complexités susceptibles d’amener les auditeurs d’IBM à formuler une constatation. La collaboration avec les experts d’Origina a permis à l’équipe de classer correctement ses logiciels et de comprendre les complexités et les pièges des règles de licence qui auraient pu conduire à des abus coûteux.

La première phase a cédé la place à la deuxième, la défense active contre les audits, lorsqu’un nouvel avis d’audit d’IBM est arrivé sur le bureau de la direction à la fin de 2021 – ce qui n’est pas surprenant compte tenu de la volonté de l’entreprise de redimensionner son patrimoine et des tactiques utilisées par les mégavendeurs de logiciels pour favoriser la fidélisation de la clientèle.

À ce stade, Origina a joué le rôle d’ailier et s’est appuyé sur le travail préparatoire proactif effectué par l’équipe pour mettre en place une défense situationnelle réactive.

Avec le principal expert IBM indépendant du secteur des TPSM dans les coulisses, cette société de transport international a pu éviter des problèmes qui auraient pu amener une entreprise moins préparée à soupirer et à sortir le chéquier. Origina a fourni un accès constant aux compétences hautement spécialisées dont l’organisation avait besoin pour comprendre les réalités de sa position de conformité IBM, en rendant son expertise disponible librement et contextuellement dans les réunions de suivi qui ont eu lieu après les appels avec les auditeurs d’IBM.

Origina a également aidé à déterminer les données à envoyer suite aux demandes d’IBM et a rapidement répondu aux questions auxquelles un modèle de support hiérarchisé aurait eu du mal à répondre efficacement, libérant ainsi l’entreprise d’un système de support inefficace et sans visage.

Dans un cas précis, les auditeurs ont présenté une constatation de plus de 3 millions de dollars. Après avoir examiné les termes de leur accord IBM, Origina a aidé l’entreprise à présenter un contre-projet qui l’a ramené à un chiffre beaucoup plus acceptable – 0 $.

Suite à cette sauvegarde réussie, Origina assure maintenant une défense continue pour les futurs problèmes d’audit, en utilisant son expertise approfondie pour assurer une santé et une conformité continues et réduire le stress financier continu pour les parties prenantes.

« Ils sont compétents, mais suffisamment patients pour s’assurer que le transfert de connaissances s’effectue à l’adresse [appropriate] « , déclare un responsable informatique de l’entreprise de transport. « Nous voulons non seulement passer l’audit, mais aussi apprendre à connaître l’environnement des licences et d’IBM. La façon dont [Origina] a pu aider l’équipe à apprendre était formidable ».

Le service géré d’Origina surveille de près le déploiement de l’ILMT, avec des réunions trimestrielles pour s’assurer que le prochain audit ne crée pas d’ondes de choc dans l’entreprise.

En ce sens, l’entreprise considère sa relation avec Origina moins comme une transaction vendeur-vendeur que comme un partenariat.

« Origina est un partenaire très précieux », déclare le responsable informatique. « Le niveau de représentation que nous avons obtenu est assez impressionnant. Ils sont très cohérents et très concentrés sur le résultat final. Et ils veulent que vous soyez satisfaits du produit. »

La cohérence du partenariat s’est traduite par des économies substantielles. L’équipe estime que l’assistance d’Origina a permis d’effacer environ 24 millions de dollars d’exposition au risque.

« Ce sont les meilleurs experts d’IBM », poursuit le responsable informatique. « La quantité d’expertise qu’ils apportent est très attrayante. Ils vous accompagnent tout au long du processus [the audit]. Et ils se soucient du résultat ».