La gestion des actifs logiciels est une tâche difficile dans le meilleur des cas, et elle peut être ingrate pour les SAM qui ne bénéficient pas du soutien nécessaire de la part de la direction. Pour être un véritable gourou de la gestion des ressources humaines qui applique les meilleures pratiques, vous devez maîtriser six piliers conceptuels. Si l’un de ces piliers est absent de votre stratégie SAM, vous serez probablement confronté à des problèmes de couverture et de conformité des licences, ou à un dépassement des dépenses liées aux licences logicielles.
Alors, quels sont ces piliers, et qu’est-ce qu’ils signifient ?
1. Propriété
Au cœur de la gestion des actifs logiciels se trouve une compréhension complète des actifs détenus. On maîtrise ce pilier en répondant à la question la plus élémentaire : « Qu’est-ce que vous avez ? »
Le gourou du SAM en herbe doit effectuer un audit complet de toutes les licences détenues, que les applications soient effectivement utilisées ou non. Ce n’est qu’en comprenant exactement ce qui lui appartient que le gourou pourra planifier les déploiements – et les futures négociations de maintenance et de support.
Le pilier de la propriété doit également être entretenu régulièrement. Les résultats de l’audit doivent être constamment mis à jour pour refléter les nouvelles acquisitions de logiciels – ou si un produit particulier a été retiré et les licences cédées.
2. Utilisation
Le deuxième pilier du statut de gourou SAM consiste à comprendre quelles applications sont utilisées et comment elles le sont. Ces informations sont cruciales et vous permettent de voir :
- Lorsque les licences les plus récentes ne sont pas utilisées, offrir la possibilité de mettre à niveau les utilisateurs qui bénéficieraient des nouvelles fonctionnalités.
- Les applications qui sont sous-utilisées et qui pourraient être déployées plus intelligemment afin de réduire le nombre de licences détenues.
Ces informations sur l’utilisation s’avéreront également utiles lors de la négociation des contrats de maintenance de vos applications, en aidant votre partenaire de support à planifier et à chiffrer ses services de manière plus précise.
3. Plans
Les programmes de transformation numérique et l’évolution des priorités opérationnelles auront un effet direct sur les applications utilisées par votre entreprise. Pour s’assurer que l’informatique soutient ces objectifs, le gourou du SAM dispose d’un plan visant à garantir que les utilisateurs disposent toujours des applications et de l’assistance dont ils ont besoin pour être productifs.
En général, ces plans permettent de trouver un équilibre entre les demandes des fournisseurs de mettre périodiquement les applications à niveau, et les besoins et préférences des utilisateurs qui n’ont pas forcément besoin de nouvelles fonctionnalités et de « gonflement », et qui peuvent même trouver que les mises à niveau inutiles nuisent à la productivité. Et comme toujours, le contrôle des coûts sera un facteur déterminant dans ces plans de licence.
4. Contrats
En plus de savoir quelles sont les applications sous licence et utilisées par son entreprise, le gourou de la gestion des ressources humaines aura une connaissance approfondie des contrats qui régissent le support et la maintenance de chacune d’entre elles. Bien entendu, il est peu probable que toutes ces informations soient conservées mentalement, mais le gourou du SAM aura des dossiers complets pour chacune d’entre elles, mettant en évidence les détails clés tels que les dates de renouvellement, les coûts et le nombre de licences.
Grâce à sa compréhension exceptionnelle de la manière dont les logiciels sont utilisés dans l’entreprise, le responsable SAM est désormais mieux armé pour renégocier les futurs contrats, notamment lorsque le nombre de licences détenues est supérieur au nombre de personnes utilisant une application. Le gourou SAM est également parfaitement informé, prêt à mener des discussions fructueuses avec des fournisseurs d’assistance tiers qui proposent des prix de maintenance plus avantageux que l’équipementier.
5. Contrôle
L’ère de l’accès à la demande aux logiciels et aux ressources a obligé le gourou du SAM à développer des pouvoirs de contrôle exceptionnels. Forts de leur connaissance du nombre de licences et de la base installée, ils peuvent organiser le déploiement des applications avec une précision absolue.
En exerçant un contrôle accru sur les actifs logiciels, le gourou du SAM garantit effectivement la conformité de chaque application dans l’ensemble de votre entreprise. Comme toujours, l’enregistrement précis du nombre de licences et des installations sera essentiel.
6. Versions
L’acquisition et le déploiement organiques de logiciels signifient que la plupart des entreprises utilisent plusieurs versions d’applications clés. Ces variations sont tolérées en raison des préférences des utilisateurs, du contrôle des coûts ou de problèmes de compatibilité avec d’autres systèmes.
Quelles que soient les raisons, un gourou du SAM est capable de gérer sans heurts les multiples versions de logiciels et les éventuelles variations contractuelles/de conformité. Ils travailleront également en étroite collaboration avec le directeur technique pour élaborer une stratégie logicielle qui définira les plans de mise à niveau potentiels. Le gourou du SAM peut alors planifier le budget et les besoins en licences pour soutenir la stratégie et aider l’entreprise à aller de l’avant.
Et si votre SAM n’est pas un gourou ?
Bien qu’il soit possible pour un individu de maîtriser les six piliers, la réalité est que la plupart ne le font pas. Ce n’est toutefois pas nécessairement un problème, pour autant que le gestionnaire de SAM dispose d’une équipe expérimentée pour l’assister et le soutenir.
Chez Origina, nos gourous du SAM peuvent vous aider à améliorer la conformité des licences logicielles pour l’un des nombreux fournisseurs que vous utilisez, IBM, alors n’hésitez pas à nous contacter. Notre évaluation de faisabilité « légère » comblera les lacunes que vous pourriez avoir avec votre logiciel IBM et vous aidera à comprendre si le soutien d’un tiers est une option pour vous et votre entreprise.
