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Les licences de logiciels d’entreprise sont longues, compliquées et déroutantes… exactement ce qu’aiment les avocats. Pour tous les autres – y compris les responsables des actifs logiciels – les contrats logiciels IBM sont un véritable cauchemar.

Le problème est que ces documents de plus de 100 pages sont denses et trop longs, les avocats essayant de couvrir toutes les éventualités, ce qui fausse toute possibilité supplémentaire en faveur d’IBM. Par conséquent, de grandes parties de chaque contrat logiciel IBM peuvent être ignorées, du moins au jour le jour.

Mais lorsque des erreurs administratives sont commises, la faute en incombe au SAM ou au responsable des licences. Faites une erreur, et vous aurez l’air d’un débutant.

Connaître les détails des licences des logiciels d’entreprise ne sert pas seulement à sauver la face.

C’est une partie essentielle de votre travail

En tant que responsable de la conformité des licences de logiciels, le SAM est censé (à juste titre) maîtriser les détails du contrat. Il n’est pas déraisonnable d’attendre de vous que vous connaissiez parfaitement les détails des licences de vos logiciels
d’entreprise.

La gestion des actifs logiciels ne se résume pas à s’assurer que vous disposez du nombre correct de licences. Vous devez également vous assurer que les logiciels sont utilisés conformément aux termes de la licence. Si votre cas d’utilisation ou votre modèle de déploiement a changé, vous devez procéder à une révision urgente pour éviter un casse-tête potentiel lors de votre prochain audit de licence IBM.

Cela rend votre entreprise vulnérable au moment du renouvellement du contrat

Le moment du renouvellement du contrat de logiciel IBM est toujours un casse-tête majeur pour le SAM. Votre responsable de compte IBM (ou votre partenaire commercial IBM) essaiera de faire en sorte que vous payiez le plus possible pour la maintenance continue, en citant les règles ou les politiques du « tout ou rien » de la dernière mise à jour de l’accord « International Passport Advantage » d’IBM. Dans le même temps, vous tenterez de négocier une réduction sur le devis initial fourni.

Pour les SAM débutants, c’est une période de grand danger. Si vous ne connaissez pas les termes de votre contrat existant, il vous sera impossible de savoir si l’on vous propose une bonne affaire ou si l’on insère dans le contrat de nouvelles clauses punitives qui pourraient vous retomber dessus.

Le renouvellement proprement dit se déroule sans problème, mais vous constatez ensuite une augmentation du coût des add-ons, des services ou même du coût de la maintenance annuelle de base, le pire étant ce que vous ne voyez pas, comme les dates de fin de service (EoS) pour les produits que vous venez d’inclure dans le renouvellement de la maintenance. Une erreur simple et facile à éviter, si vous connaissez les termes de votre contrat de logiciel IBM existant et les informations sur la licence du produit.

Vos audits de licences de logiciels d’entreprise se passeront mal

Les audits de logiciels sont une « menace » constante pour votre entreprise : IBM finira par venir comparer l’utilisation réelle des licences par rapport aux droits. Face à une équipe d’auditeurs désireux d’identifier les manquements lucratifs, il est facile pour les personnes non préparées de commettre des erreurs de débutant.

Il est essentiel que vos vérifications de routine des licences tiennent compte de l’endroit où les logiciels sont utilisés, et que vous sachiez si vous disposez de suffisamment de licences pour couvrir cette utilisation. Vous devez également vérifier que le logiciel est utilisé conformément au contrat de logiciel IBM applicable ; toutefois, sans connaître les détails du contrat, vous ne serez pas en mesure de le faire.

Seul un débutant supposerait que l’audit porte uniquement sur le nombre de licences. Vous pouvez être certain que lorsque les auditeurs arriveront sur place, ils vérifieront également que chaque application est utilisée conformément aux conditions spécifiques des licences de vos
logiciels d’entreprise.

Ce n’est pas être un débutant que de demander de l’aide

La plus grosse erreur de débutant est sans doute de croire que vous pourrez « vous débrouiller » avec les problèmes de licence. Si l’on dispose d’un temps infini, c’est peut-être possible, mais votre prochain renouvellement de contrat ou audit de logiciels IBM aura certainement lieu avant.

La meilleure façon d’éviter de passer pour un débutant est de s’adresser à des experts en licences de logiciels d’entreprise qui peuvent vous apporter leur expertise. Cela vous aidera non seulement à résoudre les questions relatives aux contrats logiciels avant un audit, mais aussi à améliorer votre propre réputation en découvrant comment mieux utiliser les actifs logiciels existants conformément à vos droits contractuels.

Découvrez les six meilleures pratiques fondamentales d’un maître SAM afin d’éviter les erreurs de débutants dans les contrats logiciels IBM. Pour obtenir de l’aide, contactez-nous.

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