Au sein du département informatique, la gestion des actifs logiciels est facilement négligée. Cela signifie que les MAS reçoivent rarement la reconnaissance, le soutien ou les ressources qu’elles méritent (et dont elles ont besoin).

Auparavant, la gestion des actifs logiciels ne se distinguait pas du contrôle des stocks, un rôle pseudo-financier qui veillait à ce que le nombre de licences corresponde aux besoins. Mais le rôle a évolué – et continue d’évoluer. Alors qu’un seul responsable pouvait effectuer les comptages nécessaires, il existe désormais une équipe de spécialistes pour couvrir les nombreux fournisseurs et modèles de licence qui s’appliquent à votre entreprise, d’autant plus que les plateformes en nuage gagnent en importance stratégique.

Comme l’a noté IT Asset Management Magazine;

Bien qu’aujourd’hui, le cloud soit considéré par beaucoup comme ne faisant pas partie des attributions principales des équipes SAM et ITAM, nous constatons que la situation évolue rapidement, car les investissements en logiciels et en infrastructures cloud représentent une part plus importante des dépenses technologiques globales d’une organisation. Les professionnels de l’ITAM qui savent comment créer et appliquer les fonctions de gouvernance du cloud continueront à exiger une prime. Mais les entreprises doivent également investir dans les bonnes technologies et les bons services pour mieux contrôler leurs dépenses en matière de cloud computing. Comme pour les domaines plus traditionnels de la gestion des technologies de l’information et de la communication, il est nécessaire d’associer soigneusement les personnes, les processus et les technologies..’

La direction de l’équipe de gestion des actifs logiciels requiert un large éventail de compétences. Voici sept rôles distincts que le SAM remplit – simultanément.

Les SAM en tant que gestionnaires des finances

Les SAM ont toujours été responsables d’un budget, achetant de nouvelles licences pour couvrir les changements dans l’utilisation des logiciels. Mais l’évolution du mode d’achat et de licence des logiciels a rendu la gestion financière plus fluide – et plus compliquée.

La complexité croissante de la gestion des actifs logiciels est mise en évidence par la croissance du marché des solutions destinées à simplifier cette tâche. Selon un rapport publié par ResearchandMarkets.com, le marché de la gestion des actifs logiciels valait 1,16 milliard de dollars américains en 2017. Le marché devrait doubler de taille, pour atteindre 2,32 milliards de dollars US d’ici 2022.

D’une certaine manière, l’essor du logiciel en tant que service et son modèle de licence par siège ont été utiles pour contrôler les coûts. Mais dans le même temps, les frais généraux administratifs ont augmenté car l’équipe SAM doit surveiller de plus près le nombre d’utilisateurs afin d’ajuster les volumes de licences en conséquence.

La complexité augmente encore en ce qui concerne les services en nuage évolutifs à la demande. Les plateformes en nuage comme Microsoft Azure et Amazon AWS permettent une expansion instantanée des ressources pour répondre à la demande. Cependant, les SAM travaillent en étroite collaboration avec les CTO pour s’assurer que les ressources sont correctement chiffrées et que des limites sont introduites pour éviter toute augmentation des ressources non budgétées.

Les SAMs comme négociateurs

Outre le calcul du coût des achats de licences, le SAM est censé négocier les meilleurs tarifs possibles avec les OEM et les VAR. Ces négociations peuvent avoir des conséquences considérables pour l’entreprise, permettant d’économiser des millions de dollars au cours d’un accord de maintenance.

Dans les grandes organisations, les négociations peuvent être menées par le responsable des achats. Même si le SAM est absent des négociations de prix, on attend de lui qu’il effectue les recherches nécessaires pour éclairer les achats. Le responsable des achats s’appuie également sur le SAM pour décrire les résultats attendus, les coûts et pour définir les paramètres des discussions avec le fournisseur.

Il n’y a pas que les autres managers avec lesquels le SAM doit traiter. La révolution BYOD ne montre aucun signe de ralentissement ou d’inversion, ce qui ajoute une nouvelle couche de complexité à l’environnement informatique des entreprises. Les SAM ont maintenant le casse-tête supplémentaire de s’assurer que les employés ont accès aux applications professionnelles clés sur leurs smartphones et tablettes personnels. Ils doivent également négocier soigneusement avec les utilisateurs finaux et les décideurs politiques pour limiter l’utilisation d’applications non autorisées et non approuvées pour les services aux entreprises. À moins que le SAM ne puisse négocier des accords avec les propriétaires des appareils sur l’utilisation acceptable des applications, l’entreprise pourrait être exposée à des amendes suite à un audit de l’équipementier, même si elle ne possède pas les appareils physiques en question.

Les SAMs en tant que pacificateurs politiques

Le rôle du gestionnaire des actifs logiciels devient plus visible, les SAM devant jouer le rôle d’un politicien. On attend d’eux qu’ils trouvent un équilibre entre les besoins concurrents de chaque unité commerciale et les contraintes de leurs budgets logiciels.

Cela signifie souvent qu’il faut jouer les pacificateurs auprès des gestionnaires qui verront leurs demandes de licences refusées en raison de restrictions financières. Les SAM peuvent se trouver entraînés dans des négociations avec les parties prenantes, acceptant de retarder ou de réduire les dépenses d’une unité, étant entendu qu’un achat concurrent sera prioritaire dans le prochain budget.

Ce rôle devient encore plus politique lors des fusions et acquisitions. Les MAS peuvent bénéficier d’un budget plus important, mais on attend d’elles qu’elles répondent à des exigences encore plus grandes. La normalisation des logiciels entre les filiales est un cauchemar politique, surtout si elle implique le remplacement de systèmes connus et fiables. Techniquement, cette question est du ressort du DSI, mais le SAM sera inévitablement entraîné dans les discussions – et il devra désamorcer ces situations pour le bien de toutes les parties prenantes.

Les SAM en tant que stratèges commerciaux

L’organisation contemporaine axée sur le numérique est fortement tributaire de ses actifs logiciels. Sans surprise, on s’attend à ce que le SAM aide à optimiser les déploiements de licences afin d’atteindre les objectifs stratégiques des autres unités commerciales.

Le SAM doit également analyser et comprendre les besoins, l’utilisation et l’efficacité de chaque application, y compris celles qui ne sont pas encore utilisées par l’entreprise. Cette compréhension des applications, connues et inconnues, est cruciale pour la planification et l’exécution des projets logiciels. Surtout si cela implique le redéploiement et la migration de licences utilisées ailleurs dans l’entreprise.

Le passage à l’informatique en nuage exige un changement d’état d’esprit à tous les niveaux de l’entreprise. Nous avons déjà mentionné les implications financières de l’évolution des modèles de licence, mais les méthodes d’audit de l’utilisation et d’enregistrement des droits devront également évoluer, ce qui compliquera encore la tâche du SAM. Ils devront jouer un rôle actif dans l’élaboration de la stratégie du cloud si votre entreprise entend contenir ses coûts et éviter de gaspiller les gains réalisés grâce aux plateformes informatiques hébergées.

Opérant dans leur sphère d’expertise, les SAM devront peut-être commencer à sortir des sentiers battus s’ils veulent atteindre leurs objectifs budgétaires. Pour cela, il faut être prêt à sortir des sentiers battus et à adopter des solutions alternatives – comme les contrats de maintenance de logiciels tiers – pour réduire les coûts sans affecter la qualité de l’assistance qu’ils reçoivent.

Ces décisions sont de nature stratégique – vous comptez sur un tiers pour prendre le contrôle d’un actif potentiellement critique de l’entreprise. Là encore, le SAM devra faire appel à ses compétences diplomatiques et politiques pour présenter (et gagner) des arguments potentiellement difficiles sur l’avenir stratégique de votre logiciel.

Les SAMs comme détectives

La croissance organique des réseaux d’entreprise a, par le passé, été relativement incontrôlée. L’acquisition des logiciels s’est faite au coup par coup, et la tenue des registres est souvent peu reluisante, ce qui crée des lacunes et des points d’interrogation sur la couverture des licences.

Cela est particulièrement vrai lorsque le rôle de SAM a été occupé par plusieurs titulaires précédents. Trop souvent, des détails vitaux tels que les connexions au portail de licences sont conservés dans la mémoire du SAM et ne sont jamais capturés lorsqu’ils partent. Afin de s’acquitter correctement de ses fonctions, le SAM doit jouer au détective, en recherchant les informations qui lui permettent de comprendre réellement l’utilisation des applications et la couverture logicielle.

L’environnement devient encore plus complexe à la suite de fusions et d’acquisitions. Désormais, le gestionnaire des actifs logiciels doit rechercher les détails des licences à travers encore plus de points de contact. Le processus est complexe et long, et souvent sensible aux délais – les négociations de renouvellement dépendent de l’exactitude du nombre de licences, en particulier lorsqu’il s’agit d’obtenir la remise maximale sur le volume.

Les SAM en tant que gestionnaires du cycle de vie

À l’origine, les gestionnaires des actifs logiciels se contentaient de surveiller l’utilisation des applications et de prendre des dispositions pour l’achat de nouvelles licences chaque fois qu’un déficit potentiel était détecté. La stratégie logicielle était déterminée par les OEM et leurs cycles de mise à jour, ainsi que par les exigences de l’entreprise.

Mais l’utilisation des logiciels ayant évolué, le SAM est désormais pleinement impliqué dans la gestion du cycle de vie complet de chaque actif logiciel. De l’achat à la retraite, les SAM sont censés alimenter la stratégie et gérer étroitement les coûts à chaque étape. En raison de leur connaissance et de leur expérience des cycles de vie des logiciels, les SAM joueront un rôle clé dans la planification du développement des systèmes futurs.

Les SAMs en tant qu’auditeurs internes

Les audits de licence des fournisseurs sont inévitables – et la responsabilité de la réussite (ou plus probablement de l’échec) de ces contrôles incombe entièrement au SAM. Il est presque certain qu’ils tiennent un registre qui est en grande partie exact, mais il est peu probable que cela satisfasse un auditeur externe qui risque de gagner un pourcentage sur les lacunes qu’il découvre en matière de licences. Par conséquent, les SAM doivent adopter une approche plus stratégique de l’audit.

Le SAM est censé effectuer ses propres vérifications de routine de la licence pour confirmer que ses dossiers sont exacts. Là encore, cette tâche relève à la fois du détective et du comptable, et consiste à fouiller dans les dossiers internes et les portails des fournisseurs pour comprendre les droits. Ensuite, effectuer un audit des installations de logiciels pour identifier – et rectifier – les lacunes.

Si (lorsque) un audit de logiciel OEM révèle des anomalies et des lacunes, le SAM est censé défendre l’entreprise. Le responsable devra présenter des preuves crédibles pour montrer que l’entreprise fonctionne dans le cadre de ses droits de licence, ce qui signifie qu’il doit disposer des informations pertinentes avant le début de l’audit.

Les audits permettront également de définir la stratégie de l’entreprise en matière de logiciels. Plus qu’un simple comptage des licences, le SAM permettra de suivre l’utilisation des applications. Cela permettra d’identifier les applications sous-utilisées, offrant ainsi la possibilité d’annuler complètement certains contrats de maintenance, ou de redéployer les licences et les installations là où elles seront utilisées. Le SAM est à l’œuvre pour s’assurer que les employés et les parties prenantes disposent des outils dont ils ont besoin – et pour couper tout excès non désiré.

Pour être clair, l’audit consiste désormais à suivre l’utilisation des logiciels ainsi que le nombre de licences.

Le rôle a changé – et les SAM ont besoin d’aide

Il serait injuste de dire que les gestionnaires d’actifs logiciels n’étaient historiquement guère plus que des contrôleurs de stocks. Mais il est vrai que le rôle a évolué au point de devenir presque méconnaissable de ses origines.

Les gestionnaires d’actifs logiciels sont désormais des professionnels accomplis et polyvalents qui doivent travailler à tous les niveaux de l’entreprise pour maintenir la conformité et contenir les coûts des logiciels. Outre le souci du détail, ils doivent être capables de travailler avec des groupes de personnes disparates afin de parvenir à un consensus et à un accord – et de faire en sorte que les opérations axées sur les logiciels restent en phase avec la stratégie.

Pour certaines organisations qui ont un SAM en poste depuis de nombreuses années, ce changement de rôle peut poser un problème. Sans aucun doute excellents dans le maintien du nombre de licences, les titulaires bénéficieront d’une formation et d’une assistance supplémentaires pour leur donner les compétences additionnelles nécessaires pour répondre à toutes les exigences attendues du titulaire du poste.

Avec autant de parties prenantes, les SAM nécessitent également un parrainage et un soutien plus importants de la part du responsable informatique et d’autres parties prenantes, notamment la suite C et les responsables financiers. Le rapport Gestion des actifs logiciels – Atténuer les risques et saisir les opportunités de KPMG a mis en évidence un thème commun aux non-SAM : « pourquoi devrions-nous, en tant qu’utilisateurs finaux, investir dans des systèmes et des processus pour nous assurer que les éditeurs de logiciels sont payés ?« 

En réalité, la réussite d’un audit logiciel permet d’éviter des coûts de plusieurs millions de dollars (amendes + licences supplémentaires + couverture de maintenance et d’assistance), ce qui aura une incidence sur votre capacité à financer ou non tous vos projets informatiques stratégiques cette année. Il est évident qu’il faut doter le SAM d’un accès aux outils de gestion des actifs et aux services de conseil si cela permet de réaliser des économies importantes à long terme.

En effet, si une entreprise souhaite réellement contrôler ou réduire les coûts de licence, elle doit investir dans ses dispositions de gestion des actifs informatiques (ITAM). Parce qu’au vu de l’évolution de l’industrie informatique, ce travail est sur le point de devenir encore plus difficile.

ORIGINA SUR LES RÉSEAUX SOCIAUX

Table des Matières

Pour les derniers conseils technologiques Abonnez-vous à notre NEWSLETTER - THE UPTME

Origina Cyber Security

Attendez! N'oubliez pas de vous abonner à notre Newsletter - The Uptime pour les derniers conseils technologiques !