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Au sein du département informatique, la gestion des actifs logiciels se trouve facilement négligée. Par conséquent, les SAM reçoivent rarement la reconnaissance, l’assistance ou les ressources qu’ils méritent (et dont ils ont besoin).

Auparavant, la gestion des actifs logiciels ne se distinguait pas du contrôle des stocks, un rôle pseudo-financier qui veillait à ce que le nombre de licences corresponde aux besoins. Mais ce poste ne cesse d’évoluer. Alors qu’un seul responsable pouvait effectuer les comptages nécessaires, il faut désormais une équipe de spécialistes pour couvrir les nombreux fournisseurs et modèles de licence qui s’appliquent à votre entreprise, d’autant plus que les plateformes cloud gagnent en importance stratégique.

Comme l’a relevé IT Asset Management Magazine :

« Bien qu’aujourd’hui, le cloud soit considéré par beaucoup comme ne faisant pas partie des attributions principales des équipes SAM et ITAM (gestion des ressources informatiques), la situation évolue rapidement, les investissements en logiciels et en infrastructures cloud représentant une part plus importante des dépenses technologiques globales d’une organisation. Les professionnels de l’ITAM qui savent comment créer et appliquer des fonctions de gouvernance du cloud continueront d’exiger une rémunération élevée. Mais les entreprises doivent également investir dans les bonnes technologies et les bons services pour mieux contrôler leurs dépenses en matière de cloud. Comme pour les domaines plus traditionnels de l’ITAM, il faut associer soigneusement les personnes, les processus et les technologies »

Diriger l’équipe de gestion des actifs logiciels requiert un large éventail de compétences. Voici sept rôles distincts que le SAM remplit simultanément.

Les SAM, des responsables financiers

Les SAM ont toujours été des gestionnaires de budget chargés de l’achat de nouvelles licences pour couvrir les changements dans l’utilisation des logiciels. Cependant, l’évolution du mode d’achat et d’octroi de licence des logiciels a rendu la gestion financière plus fluide, mais aussi plus compliquée.

La complexité croissante de la gestion des actifs logiciels est soulignée par le développement du marché des solutions destinées à simplifier cette tâche. Selon un rapport publié par ResearchandMarkets.com, le marché de la gestion des actifs logiciels valait 1,16 milliard de dollars US en 2017. Le marché devrait doubler de taille, pour atteindre 2,32 milliards de dollars d’ici 2022.

D’une certaine manière, l’essor du logiciel en tant que service (SaaS) et son modèle de licence par poste ont été utiles pour contrôler les coûts. Mais dans le même temps, les frais généraux administratifs ont augmenté car l’équipe SAM doit surveiller de plus près le nombre d’utilisateurs afin d’ajuster les volumes de licences en conséquence.

La complexité s’accroît encore en ce qui concerne les services cloud évolutifs à la demande. Les plateformes de cloud computing telles que Microsoft Azure et Amazon AWS permettent une expansion instantanée des ressources pour répondre à la demande. Cependant, la facturation s’effectuant sur la base d’un compteur par utilisation, les SAM travaillent en étroite collaboration avec les directeurs de la technologie pour que les ressources soient correctement évaluées et que des limites soient introduites afin d’éviter les augmentations de ressources non budgétées.

Les SAM, des négociateurs

Outre le calcul du coût des achats de licences, le SAM est censé négocier les meilleurs tarifs possible avec les OEM et les VAR (revendeurs à valeur ajoutée). Ces négociations peuvent avoir des conséquences considérables pour l’entreprise, en lui permettant d’économiser des millions de dollars sur la durée d’un accord de maintenance.

Dans les grandes organisations, ces négociations peuvent être menées par le responsable des achats. Même si le SAM est absent des négociations de prix, on attend de lui qu’il effectue les recherches nécessaires pour éclairer les achats. Le responsable des achats s’appuie également sur le SAM pour décrire les résultats attendus et les coûts, et pour définir les paramètres des discussions avec le fournisseur.

Le SAM ne doit pas seulement traiter avec les autres responsables. La révolution BYOD (« apportez votre propre appareil ») ne montre aucun signe de ralentissement ou d’inversion, ce qui ajoute une nouvelle couche de complexité à l’environnement informatique des entreprises. Les SAM ont maintenant le casse-tête supplémentaire de donner aux employés accès aux applications professionnelles clés sur leurs smartphones et tablettes personnels. Ils doivent également négocier soigneusement avec les utilisateurs finaux et les décideurs politiques pour limiter l’utilisation d’applications non autorisées et non approuvées pour les services aux entreprises. Le SAM doit négocier des accords avec les propriétaires d’appareils sur l’utilisation acceptable des applications, faute de quoi l’entreprise s’expose à des amendes à la suite d’un audit de l’OEM, même si elle ne possède pas les appareils physiques en question.

Les SAM, des pacificateurs politiques

Le rôle du responsable des actifs logiciels devient plus visible, les SAM devant jouer le rôle d’un politicien. On attend d’eux qu’ils trouvent un équilibre entre les besoins concurrents de chaque unité commerciale et les contraintes de leurs budgets logiciels.

Cela signifie souvent qu’il faut jouer les pacificateurs auprès des responsables qui verront leurs demandes de licences refusées en raison de restrictions financières. Les SAM peuvent se trouver entraînés dans des négociations avec les parties prenantes, acceptant de retarder ou de réduire les dépenses d’une unité, étant entendu qu’un achat concurrent sera prioritaire dans le prochain budget.

Ce poste devient encore plus politique lors des fusions-acquisitions. Les SAM peuvent bénéficier d’un budget plus important, mais on attend d’eux qu’ils répondent à encore plus d’exigences. La normalisation des logiciels entre les filiales est un cauchemar politique, surtout si elle implique le remplacement de systèmes connus et fiables. Techniquement, cette question est du ressort du DSI, mais le SAM sera inévitablement entraîné dans les discussions et devra désamorcer ces situations pour le bien de toutes les parties prenantes.

Les SAM, des stratèges des affaires

L’entreprise contemporaine axée sur le numérique est fortement tributaire de ses actifs logiciels. Sans surprise, le SAM est censé contribuer à l’optimisation des déploiements de licences pour aider d’autres unités commerciales à atteindre leurs objectifs stratégiques.

Le SAM doit également analyser et comprendre les besoins, l’utilisation et l’efficacité de chaque application, y compris celles qui ne sont pas encore utilisées par l’entreprise. Cette compréhension des applications, connues et inconnues, est cruciale pour la planification et l’exécution des projets logiciels. Surtout si cela implique le redéploiement et la migration de licences utilisées ailleurs dans l’entreprise.

Le passage au cloud computing nécessite un changement d’état d’esprit à tous les niveaux de l’entreprise. Nous avons déjà mentionné les implications financières de l’évolution des modèles de licence, mais les méthodes régissant les audits de l’utilisation et l’enregistrement des droits devront également évoluer, ce qui compliquera encore la tâche du SAM. Il devra jouer un rôle actif dans l’élaboration de la stratégie cloud si votre entreprise entend contenir ses coûts et éviter de gaspiller les gains réalisés grâce aux plateformes informatiques hébergées.

Tout en opérant dans leur sphère d’expertise, les SAM devront peut-être commencer à sortir des sentiers battus s’ils veulent atteindre leurs objectifs budgétaires. Il faut pour cela être prêt à sortir des sentiers battus et à adopter d’autres solutions, comme les contrats de tierce maintenance logicielle, pour réduire les coûts sans nuire à la qualité de l’assistance fournie.

Ces décisions sont de nature stratégique : vous vous appuyez sur un tiers pour prendre le contrôle d’un actif potentiellement critique de l’entreprise. Là encore, le SAM devra faire appel à ses compétences diplomatiques et politiques pour présenter (et gagner) des arguments potentiellement difficiles sur l’avenir stratégique de vos logiciels.

Les SAM, des détectives

La croissance organique des réseaux d’entreprise a été par le passé relativement incontrôlée. L’acquisition de logiciels s’est faite au coup par coup, et la tenue des registres est souvent peu reluisante, ce qui crée des lacunes et des points d’interrogation sur la couverture des licences.

Cela est particulièrement vrai lorsque le poste de SAM a été occupé par plusieurs titulaires précédents. Trop souvent, des informations vitales telles que les codes d’accès aux portails de licences sont conservées dans la mémoire du SAM et ne sont jamais récupérées à son départ. Afin de s’acquitter correctement de ses fonctions, le SAM doit jouer au détective, en recherchant les informations qui lui permettent de comprendre réellement l’utilisation des applications et la couverture logicielle.

L’environnement devient encore plus complexe après des fusions-acquisitions. Désormais, le responsable des actifs logiciels doit rechercher les détails des licences sur un nombre encore plus grand de points de contact. Le processus est complexe et long, et souvent soumis à des délais serrés ; les négociations de renouvellement dépendent de l’exactitude du nombre de licences, en particulier pour obtenir la remise maximale sur le volume.

Les SAM, des responsables du cycle de vie

À l’origine, les responsables des actifs logiciels se contentaient de surveiller l’utilisation des applications et de prendre des dispositions pour l’achat de nouvelles licences chaque fois qu’un manquement potentiel était détecté. La stratégie logicielle était déterminée par l’OEM et ses cycles de mise à niveau, ainsi que par les exigences de l’entreprise.

Mais l’utilisation des logiciels ayant évolué, le SAM est désormais pleinement impliqué dans la gestion du cycle de vie complet de chaque actif logiciel. De l’achat à la mise hors service, les SAM sont censés alimenter la stratégie et gérer étroitement les coûts à chaque étape. En raison de leur connaissance et de leur expérience des cycles de vie des logiciels, les SAM joueront un rôle clé dans la planification du développement des systèmes futurs.

Les SAM, des auditeurs internes

Les audits de licence des fournisseurs sont inévitables, et la responsabilité de la réussite (ou plus probablement de l’échec) de ces contrôles repose entièrement sur le SAM. Il tient presque certainement un registre en grande partie exact, mais il est peu probable que cela satisfasse un auditeur externe susceptible de percevoir un pourcentage sur les manquements constatés en matière de licences. Par conséquent, les SAM doivent adopter une approche plus stratégique de l’audit.

Le SAM est censé effectuer ses propres audits de licence de routine pour confirmer l’exactitude de ses registres. Là encore, cette tâche relève à la fois du détective et du comptable, et consiste à fouiller dans les registres internes et les portails des fournisseurs pour comprendre les droits. Puis à effectuer un audit des installations logicielles pour identifier et rectifier les manquements.

Si (quand) un audit des logiciels de l’OEM révèle des anomalies et des manquements, le SAM est censé défendre l’entreprise. Le responsable devra présenter des preuves crédibles pour montrer que l’entreprise fonctionne dans le cadre de ses droits de licence, ce qui signifie qu’il doit disposer des informations pertinentes avant le début de l’audit.

Les audits permettront également de définir la stratégie de l’entreprise en matière de logiciels. En plus de tenir un compte des licences, le SAM suivra l’utilisation des applications. Cela permettra d’identifier les applications sous-utilisées, offrant ainsi la possibilité d’annuler complètement certains contrats de maintenance, ou de redéployer les licences et les installations là où elles seront utilisées. Le SAM est à l’œuvre pour s’assurer que les employés et les parties prenantes disposent des outils dont ils ont besoin, et pour mettre fin à tout excès non désiré.

Pour être clair, l’audit consiste désormais à suivre l’utilisation des logiciels autant que le nombre de licences.

Le rôle a changé, et les SAM ont besoin d’aide

Dire que les responsables des actifs logiciels n’étaient traditionnellement guère plus que des contrôleurs de stocks serait injuste. Mais il est vrai que le rôle a évolué au point de devenir presque méconnaissable par rapport à ses origines.

Les responsables des actifs logiciels sont désormais des professionnels accomplis et polyvalents qui doivent travailler à tous les niveaux de l’entreprise pour maintenir la conformité et maîtriser les coûts des logiciels. Outre le souci du détail, ils doivent être capables de travailler avec des groupes de personnes disparates afin de parvenir à un consensus et à un accord, et de veiller à ce que les opérations axées sur les logiciels soient conformes à la stratégie.

Pour certaines organisations qui ont un SAM en poste depuis de nombreuses années, ce changement de rôle peut poser un problème. Sans aucun doute excellents dans le maintien du nombre de licences, les titulaires bénéficieront d’une formation et d’une assistance supplémentaires afin de leur donner les compétences additionnelles nécessaires pour répondre à toutes les exigences attendues du titulaire du poste.

Avec un si grand nombre de parties prenantes, les SAM nécessitent également un soutien et une assistance plus importants de la part du responsable informatique et d’autres parties prenantes, notamment les hauts dirigeants et les responsables financiers. Le Gestion des actifs logiciels – Atténuer les risques et saisir les opportunités rapport de KPMG a mis en évidence un thème commun aux non-SAM : «pourquoi devrions-nous, en tant qu’utilisateurs finaux, investir dans des systèmes et des processus pour nous assurer que les éditeurs de logiciels sont payés ? »

En réalité, si vous réussissez un audit des logiciels, vous éviterez des coûts de plusieurs millions de dollars (amendes + licences supplémentaires + couverture de maintenance et d’assistance) et cela aura une incidence sur votre capacité à financer ou non tous vos projets informatiques stratégiques cette année. Si cela permet de réaliser des économies substantielles à long terme, il est évident qu’il faut doter le SAM d’un accès aux outils de gestion des actifs et aux services de conseil.

En effet, si une entreprise souhaite réellement contrôler ou réduire les coûts de licence, elle doit investir dans ses dispositions de gestion des actifs informatiques (ITAM). Car étant donné la direction que prend l’industrie informatique, ce travail va devenir encore plus difficile.

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