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Date: 
Aug 8, 2017
Author: 
Rowan O'Donoghue
Date: 
8/8/2017
Auteur: 
Rowan O'Donoghue
Datum: 
8.8.2017
Author: 
Rowan O'Donoghue

Knappe Ressourcen, reichlich Arbeit … als Software-Asset-Manager (SAM) hat man fast immer eine übervolle To-Do-Liste. Bei so viel Druck kann man trotz aller Professionalität schon mal in Versuchung geraten, die eine oder andere Abkürzung zu nehmen – oder es unterlaufen einem tatsächlich Fehler.

Der wohl häufigste, dabei aber leider auch teuerste Fehler ist es, mehr Lizenzen zu kaufen, als es für die aktuelle Softwarenutzung tatsächlich erforderlich wäre. Aber wie bereits erwähnt, wenn man sich um Tausend Dinge kümmern muss, ist es schon versuchend, die Zahl der benötigten Lizenzen zu schätzen, noch ein paar Einheiten als Sicherheitspuffer draufzulegen, und einen Haken an die Sache zu machen.

Falls Sie in Ihrer Schätzung tatsächlich einen ausreichend großen Puffer einkalkuliert haben, fahren Sie mit den Kosten für die Überlizenzierung definitiv günstiger, als wenn Sie beim nächsten IBM-Audit Probleme bekommen. Andererseits geraten die Lizenzbudgets immer stärker unter Druck. Jeder Cent zählt. Lassen sich da Lizenzmehrkosten wirklich rechtfertigen, die möglicherweise zu Lasten anderer strategischer IT-Projekte gehen?      

Wenn IBM bei Ihnen einen Audit durchführt, treten alle Soll-Ist-Abweichungen bei der Lizenzanzahl deutlich zu Tage. Der OEM hat natürlich kein Problem damit, dass Sie zu viel bezahlen, Ihre Geschäftsleitung könnte da aber vielleicht einen anderen Standpunkt vertreten.

Die folgenden x Schritte helfen Ihnen, unnötige Lizenzkosten ohne Abstriche bei der Abdeckung zu vermeiden.

1. Priorisieren Sie Ihren eigenen Lizenzaudit

Auch wenn Sie extrem viel zu tun haben, interne Lizenzaudits gehören ganz nach oben auf die Prioritätenliste. So sollten Sie stets wissen:

• Wie viele Lizenzen Ihr Unternehmen erworben hat

• Wie viele Lizenzen Sie tatsächlich benötigen, um Ihre Systeme vollständig abzudecken

Selbst wenn sich diese Aufgabe über Monate hinzieht, ein paar Stunden pro Woche in solch ein Projekt zu investieren, lohnt sich – vor allem, wenn Sie dabei feststellen, dass Ihre derzeitige Abdeckung nicht ausreicht.

2. Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf automatisierte Tools

Lizenzerkennungstools sind nützlich … bis zu einem gewissen Punkt. Sicher lässt sich mithilfe solcher Tools schnell der grundsätzliche Bestand erfassen, aber in der Summe werden Sie so nie 100 % korrekte Ergebnisse erzielen. Das heißt, jeder Report muss geprüft werden und das womöglich manuell.

3. Verlassen Sie sich nicht nur auf Zahlen

IBM-Lizenzbedingungen sind kompliziert und alles andere als einfach einzuhalten. So kann es durchaus sein, das Sie zwar über die richtige Anzahl Lizenzen verfügen, dass es sich dabei aber um den falschen Typ handelt. Und schon steht das nächste Auditproblem ins Haus.

Mit anderen Worten: In Ihrem Audit sollten Sie die Zahl und den Typ jeder einzelnen Lizenz erfassen.

4. Versuchen Sie nicht, es alleine zu stemmen

Die Komplexität der einzelnen Lizenztypen macht einen Audit zu einer ziemlich zeitaufwändigen Maßnahme, die Sie von anderen strategischen Aufgaben abhält. Je knapper Zeit und Ressourcen sind, desto sinnvoller ist es, hier einen externen Partner an Bord zu nehmen.

Ein Spezialist wie Origina kann Sie mit der erforderlichen Lizenzzählung unterstützen und Sie über den aktuellen Stand der Lizenzabdeckung informieren. Unser Software Asset Readiness Assessment (S.A.R.A.) bietet Ihnen eine vollständige Momentaufnahme Ihrer IBM-Systeme. Die so generierten Daten lassen sich außerdem auch bei einem offiziellen IBM-Audit als Nachweis der Lizenzabdeckung verwenden.

So bietet Ihnen ein externer Partner einen exakten Überblick über Ihren Lizenzbestand, sodass Sie künftig Käufe besser planen können, bis hinunter zu einzelnen Lizenzen.

5. Bleiben Sie am Ball

Ihr Audit ist, wie gesagt, nur eine Momentaufnahme. Die Lizenzzählung muss regelmäßig aktualisiert werden, um Neukäufe ebenso zu erfassen wie den Verkauf oder die Ausmusterung redundanter Einheiten.

Wenn Sie über korrekte Bestandsdaten verfügen, brauchen Sie bei künftigen Lizenzkäufen nicht mehr auf Schätzungen zu vertrauen. So schonen Sie Ihr Budget und haben mehr Mittel für andere Projekte frei.

6. Ermitteln Sie den künftigen Bedarf nicht per Schätzung

Mit dem Unternehmen wächst in aller Regel auch die Zahl Ihrer Lizenzen. Wo immer das möglich ist, sollten Sie Lizenz-Bundles vermeiden. Zum einen vereinfacht das die Verwaltung, zum anderen vermeiden Sie bereits im Vorfeld Überlizenzierungen, wenn Sie immer nur exakt die benötigte Anzahl kaufen.

Aber Vorsicht! Falls Sie rückfällig werden und erneut Lizenz-Panikkäufe tätigen, müssen Sie das gesamte, hier beschriebene Auditprogramm nochmal ganz von vorne starten.

Wenn Sie gerne mehr über das Thema Lizenzerfassung und Bereitstellung erfahren möchten, sprechen Sie uns einfach an.

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