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Date: 
Aug 14, 2019
Author: 
Tomás O'Leary
Date: 
14/8/2019
Auteur: 
Tomás O'Leary
Datum: 
14.8.2019
Author: 
Tomás O'Leary

Innerhalb der IT-Abteilung wird der Bereich Software Asset Management gern mal links liegengelassen. Das heißt, der SAM erhält nicht immer die Anerkennung,Unterstützung oder Ressourcen, die er verdient (und dringend benötigt).

 

Software Asset Management war früher oft nichts anderes, als ein Warenwirtschaftsjob – eine Pseudo-Finanzaufgabe, die darin bestand, sicherzustellen, dass die die Zahl der vorhandenen Lizenzen dem tatsächlichen Bedarf entsprach. Aber das Aufgabenbild hat sich gewandelt und tut es immer noch. Wo einstmals ein Manager ausreichte, um die erforderlichen Zählungen durchzuführen, wird nun ein Spezialistenteam benötigt, um all die verschiedenen Anbieter und Lizenzmodelle des Unternehmens abzudecken. Das gilt vor allem, da Cloud-Plattformen immer mehr an strategischer Bedeutung gewinnen.    

 

Eine Fachzeitschrift für IT Asset Management merkte dazu an:

 

„Zwar sind viele Personen der Ansicht, dass das Thema Cloud über die Kernaufgaben von SAM- und ITAM-Teams hinausgeht, die Situation ändert sich aber rapide, da in den Unternehmen ein immer größerer Teil der Technologie-Investments in Cloud-Software und Cloud-Infrastruktur fließt. ITAM-Experten die wissen, wie sich Cloud-Governance-Funktionen entwickeln und durchsetzen lassen, werden auch weiterhin ihren Preis verlangen, aber die Unternehmen müssen auch in die richtigen Technologien und Services investieren, um ihre Cloud-Aufwendungen besser zu steuern. Und genau wie bei den traditionelleren ITAM-Bereichen, wird  auch hier ein ausgewogener Mix aus Menschen, Prozessen und Technologie benötigt.“

 

Ein Software Asset Management Team zu leiten, erfordert ein breites Kompetenzspektrum. Hier sind sieben klar abgegrenzte Rollen, die man als SAM ausfüllen muss – simultan versteht sich.

 

Der SAM als Finanzmanager

Als SAM hatte man auch früher Budgetverantwortung. Schließlich ist man in der Position für den Erwerb neuer Lizenzen verant wortlich und muss Änderungen bei der Softwarenutzung abfedern. Da Software aber mittlerweile auf ganz andere Weise gekauft und lizenziert wird, ist auch das entsprechende Finanzmanagement heute vielschichtiger – und komplizierter. 

 

Allein die Tatsache, dass immer mehr Lösungen auf den Markt kommen, die helfen sollen, das Software Asset Management zu vereinfachen, beweist, dass dieVerwaltung von Softwareressourcen immer komplexer wird.  Laut einem auf ResearchandMarkets.com veröffentlichten Report war der Software Asset ManagementMarkt 2017 US$ 1,16 Mrd. wert. Bis 2022 wird sich der Markt voraussichtlich verdoppeln und ein Volumen von US$ 2,32 Mrd. erreicht haben.

 

In gewisser Weise hat sich der Erfolg von Software as a Service (SaaS)-Lösungen und ihrem platzbezogenen Lizenzierungsmodell positiv auf die Kostenkontrolle ausgewirkt. Gleichzeitig sind aber die Verwaltungskosten gestiegen, da das SAM-Team die Zahl der Anwender bei SaaS genauer erfassen und beobachten muss,um die Zahl der Lizenzen entsprechend anpassen zu können. 

 

Auch skalierbare On-Demand-Cloudservices lassen die Komplexität weiter steigen. Über Cloudplattformen wie Microsoft Azure und Amazon AWS lassen sich Ressourcen jederzeit sofort an den aktuellen Bedarf anpassen. Da hierbei aber auf einer laufend erfassten „Pro-Nutzung-Basis“ abgerechnet wird, muss der SAM eng mit dem CTO zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Kostenerfassung stimmt und dass entsprechende Limits nicht budgetierte Spitzen bei der Ressourcennutzung verhindern.    

 

Der SAM als Verhandlungsführer

Vom SAM wird nicht nur erwartet, dass er beim Lizenzkauf ein Auge auf die Kosten hat, sondern auch, dass er bei OEMs und VARs die bestmöglichen Konditionen herausschlägt. Solche Verhandlungen können weitreichende Konsequenzen fürs Unternehmen haben und über die Laufzeit eines Wartungsvertrages potenziell Einsparungen im Millionenbereich bedeuten.  

Zwar werden solche Gespräche in größeren Unternehmen vom Einkauf geführt, aber auch wenn der SAM nicht direkt an den Preisverhandlungen beteiligt ist, wird dennoch von ihm erwartet, dass er im Vorfeld Preisrecherchen durchführt und den zuständigen Einkäufer informiert. Der ist zudem darauf angewiesen, dass der SAM die erwarteten Ergebnisse und Kosten umreißt und ihm die entsprechenden Parameter für die Verhandlungen an die Hand gibt.  

 

Aber der SAM muss sich nicht nur mit anderen Managementkollegen auseinandersetzen. Die berufliche Nutzung privater Geräte (Bring your own device – BYOD) zieht immer weitere Kreise und bringt zusätzliche Komplexität in die IT-Landschaft des Unternehmens. So hat der SAM mittlerweile auch dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter über ihre privaten Smartphones und Tablets auf zentrale Unternehmens-Apps zugreifen können. Obendrein muss er Endanwender und IT-Entscheider mit diplomatischem Geschickdazu bringen, die geschäftliche Nutzung nicht lizenzierter, nicht freigegebener Apps einzuschränken oder sogar zu unterlassen. Ist der SAM nicht in der Lage, bei den Besitzern der Geräte eine korrekte App-Nutzung durchzusetzen, kann das fürs Unternehmen im Falle eines OEM-Audit Bußgeldzahlungen nach sich ziehen, auch wenn die fraglichen Geräte gar kein Firmeneigentum sind.        

 

Der SAM als Schlichter und Friedensstifter

Die Position des Software Asset Managers rückt auch deshalb immer stärker in den Mittelpunkt, da er zunehmend „politische“ Aufgaben zu übernehmen hat. So erwartet man von ihm, dass er die konkurrierenden Anforderungen de reinzelnen Geschäftsbereiche und die Einschränkungen der jeweiligen Softwarebudgets in Einklang bringt.

 

Gerade wenn die Lizenzanforderung eines Managers aufgrund finanzieller Einschränkungen abgelehnt werden muss, erfordert das Fingerspitzengefühl. So könnte der SAM beispielsweise mit einem Verantwortlichen übereinkommen, eine Ausgabe vorübergehend zurückzustellen, und dafür zusichern, sie im nächsten Budget zu priorisieren.

 

Noch politischer wird die Aufgabe des SAM bei Fusionen und Übernahmen. Zwar steigt dabei in aller Regel das Budget, gleichzeitig muss er aber auch noch mehr Anforderungen erfüllen. Und Software über zahlreiche Standorte hinwegzu standardisieren, ist ein politischer Albtraum – vor allem, wenn in dem Zusammenhang bewährte und beliebte Systeme durch andere ersetzt werden müssen. Auf technischer Ebene liegt diese Aufgabe beim CIO, aber der SAM wird in aller Regel mit in die Diskussion hineingezogen und muss dann die Situation für alle Beteiligten entschärfen.  

 

Der SAM als Unternehmensstratege

Moderne, digitalisiert arbeitende Unternehmen sind in höchstem Maße auf ihre Softwareressourcen angewiesen. So ist es nicht verwunderlich, dass vom SAM erwartet wird, die Lizenznutzung zu optimieren und die strategischen Ziele anderer Geschäftsbereiche zu unterstützen.

 

Zudem erwartet man vom SAM, dass er die Anforderungen, die Nutzung und die Effizienz jeder einzelnen Anwendung analysiert und versteht – auch die solcher, die noch gar nicht im Unternehmen genutzt werden. Dieses tiefe Verständnis bekannter und unbekannter Anwendungen ist entscheidend, um Softwareprojekte planen und umsetzen zu können. Das gilt vor allem, wenn anderswo im Unternehmen genutzte Lizenzen an einen neuen Einsatzort zumigrieren sind.

 

Die zunehmende Nutzung von Cloudlösungen setzt auf allen Unternehmensebenen ein Umdenken voraus. Wir haben bereits über die finanziellen Implikationen veränderter Lizenzmodelle gesprochen, aber auch die Methoden für die Auditnutzung und die Erfassung von Berechtigungen muss sich weiterentwickeln, was den Job des SAM nicht gerade einfacher macht. So muss er eine aktive Rolle bei der Gestaltung der Cloudstrategie übernehmen, um die Kosten im Zaum zu halten und die durch gehostete IT-Plattformen erzielten Kostenvorteile nicht gleich wieder zu verspielen.  

 

Statt sich nur in seinem angestammten Kompetenzspektrum zu bewegen, sollte der SAM auch neue Wege erkunden, um seine Budgetziele zu erreichen. So könnte er ausgetretene Pfade verlassen undAlternativen ins Auge fassen, wie zum Beispiel einen freien Softwaresupportpartnerins Boot zu holen. Schließlich kann er so die Kosten senken, ohne Abstriche bei der Supportqualität zu machen.  

 

Diese Entscheidungen sind strategischer Natur, da man hier einem externen Partner die Kontrolle über kritische Firmenressourcen überlässt. Und auch hier muss der SAM wieder sein diplomatisches und politisches Geschick in die Waagschale werfen, um potenziell schwierige Diskussionen für sich zu entscheiden und das Software Asset Management in eine strategische Zukunft zu führen.

 

Der SAM als Detektiv

Das organische Wachstum von Firmennetzwerken vollzog sich in der Vergangenheit meist eher unkontrolliert. Neue Software wurde häppchenweise angeschafft, und eine saubere Protokollierung war eher die Ausnahme als die Regel. So haben viele Unternehmen heute mit einer lückenhaften Lizenzerfassungzu kämpfen.  

 

Besonders kritisch kann es werden, wenn es auf der Position des SAM bereits einige Wechsel gab. Allzu oft muss der neue SAM dann feststellen, dass sein Vorgänger wichtige Details wie die Zugangsdaten zu Lizenzierungsportalen zwar auswendig kannte, sie aber leider nirgendwo festgehalten hat. So kann es vorkommen, dass man als SAM zunächst in detektivischer Kleinarbeit alle erforderlichen Informationen aufstöbern muss, um die Lizenzabdeckung und Anwendungsnutzung nachvollziehen zu können und seinen Job zu machen.      

 

Noch komplexer wird die Situation nach Fusionen und Übernahmen; denn jetzt muss der SAM die entsprechenden Lizenzierungsangaben an noch mehr Stellen sammeln. Dieser Prozess ist nicht nur komplex und langwierig, sondern oft auch noch zeitkritisch. Schließlich lässt sich bei Verlängerungsverhandlungen nur dann der maximale Mengenrabatt aushandeln, wenn alle Lizenzen korrekt erfasst wurden.

 

Der SAM als Lifecycle-Manager

Ursprünglich kontrollierte der Software Asset Manager lediglich die Anwendungsnutzung und kümmerte sich um den Kauf neuer Lizenzen, wenn sich einpotenzieller Engpass auftat. Die Softwarestrategie wurde dabei vom OEM und seinen Upgrade-Zyklen sowie den geschäftlichen Anforderungen vorgegeben.

 

Aber die Softwarenutzung hat sich verändert, und der SAM ist jetzt in die Verwaltung des Lebenszyklus jeder einzelnen Softwareressource involviert. Vom Kauf bis zur Ausmusterung wird vom SAM erwartet, dass er strategischen Input gibt und in allen Phasen ein stringentes Kostenmanagement sicherstellt. Aufgrund seines Wissens und seiner Erfahrung mit Softwarelebenszyklen wird der SAM bei der Planung der Systementwicklung künftig eine entscheidende Rolle spielen.

Der SAM als interner Auditor

Lizenzaudits durch den Softwareanbieter lassen sich nicht vermeiden, und die Verantwortung für eine ohne Beanstandungen verlaufende Prüfung (auch wenn das eher die Ausnahme ist als die Regel) ruht auf den Schultern des SAM. Natürlich ist es dessen Anspruch, ein möglichst präzises Register vorzulegen; das wird aber einen externen Auditor, der für jedes von ihm entdeckte Lizenzdefizit einen bestimmten Prozentsatz ansetzt, eher nicht zufriedenstellen. Das bedeutet, als SAM sollte man mit einem strategischeren Ansatz an Audits herangehen.    

 

So wird vom SAM erwartet, dass er regelmäßig eigene Lizenzaudits durchführt, um die Korrektheit seiner Erfassung zu verifizieren. Auch diese Aufgabe, bei der man sich durch interne Aufzeichnungen kämpft und auf Lieferantenportalen recherchiert, um die Lizenzierungssituation zu klären, ist ein Mix aus Buchhaltung und Detektivarbeit. Anschließend gilt es dann, einen Audit der installierten Softwarebasis durchzuführen, um fehlende Lizenzen zu identifizieren und entsprechende Stückzahlen zu erwerben.  

 

Falls bei einem OEM-Softwareaudit Fehlbestände und Abweichungen festgestellt werden, wird vom SAM erwartet, dass er sein Unternehmen verteidigt. So sollte er glaubwürdige Beweise dafür vorlegen können, dass sein Unternehmen sich im Rahmen der Lizenzierungsvereinbarungen bewegt. Das aber heißt, die erforderlichen Unterlagen sollten schon vor Beginn des Audits vorliegen.

 

Audits liefern auch wichtigen Input für die Softwarestrategie des Unternehmens. Denn der SAM führt nicht nur eine schlichte Lizenzzählung durch, sondern er erfasst die Nutzung der Anwendungen. So kann er nachvollziehen, wo Anwendungen kaum genutzt werden. Das wiederum gibt ihm die Möglichkeit, bestimmte Wartungsverträge komplett zu stornieren oder Lizenzen und Installationendorthin zu migrieren, wo sie wirklich benötigt werden. Auf diese Weise stelltder SAM sicher, dass jeder über die erforderlichen Tools verfügt und dass Lizenzüberhänge vermieden werden.    


Um es klar auszudrücken, beim Audit geht es heute nicht nur um die Lizenzzählung, sondern auch um die Erfassung der Softwarenutzung.

 

Die Aufgaben des SAM haben sich verändert – und er braucht Unterstützung.

Zu behaupten, dass Software Asset Manager traditionell kaum mehr als „Magazinverwalter“ waren, wäre unfair. Es ist aber schon so, dass sich die Aufgaben des SAM so stark verändert haben, dass sie mit seiner ursprünglichen Aufgabe kaum noch etwas gemein haben.  

Der Software Asset Manager ist heute ein in vielen Dingen versierter Experte, der auf allen Unternehmensebenen Compliance sicherstellt und die Softwarekosten im Griff behält. Dabei muss er nicht nur einen Blick fürs Detail haben, sondern auch unterschiedliche Interessensgruppen unter einen Hut bringen, für Konsens sorgen und so ganz nebenher die softwarebasierten Abläufe des Unternehmens im Einklang mit der Strategie halten.  

 

Für Unternehmen, die seit vielen Jahren denselben SAM haben, kann diese Veränderung des Aufgabenprofils problematisch sein. Natürlich hat solch ein gestandener Profi die Lizenzerfassung im Griff, aber zusätzliche Schulungen und Unterstützung können ihm helfen, auch all die neuen Anforderungen, die an ihn gestellt werden, souverän zu erfüllen.

 

Bei all den involvierten Parteien benötigt der SAM zudem mehr Fürsprache und Unterstützung durch den IT-Manager und andere Entscheider, vor allem durch den Vorstand und den Finanzverantwortlichen. Der KPMG-Report Software Asset Management -Mitigating Risk and Realizing Opportunities macht eine bei Nutzern häufig anzutreffende Einstellung deutlich: „Warum sollten wir als Endanwender in Systeme und Prozesse investieren, nur um den Softwareanbietern die Taschen zu füllen?“

 

Fakt ist, dass sich Kosten im Millionenbereich (Strafe + zusätzliche Lizenzen + Wartungs- und Supportverträge) vermeiden lassen, wenn man ein Softwareaudit ohne Beanstandung übersteht. Das aber hat direkte Auswirkungen darauf, ob man in dem Jahr all seine strategischen IT-Projekte finanzieren kann oder eben nicht. Es spricht vieles dafür, dem SAM Zugriff auf alle erforderlichen Asset Management Tools und Beratungsservices zu gewähren, da sich so langfristig signifikante Einsparungen realisieren lassen.  

Will ein Unternehmen wirklich seine Lizenzierungskosten im Griff behalten oder reduzieren, ist es gut beraten, in seine IT Asset Management (ITAM)-Strukturenzu investieren. Denn betrachtet man die Entwicklung der IT-Branche, lässt sich absehen, dass der Job des SAM noch viel anspruchsvoller werden wird.    


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