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Date: 
Aug 23, 2019
Author: 
Tomás O'Leary
Date: 
23/8/2019
Auteur: 
Tomás O'Leary
Datum: 
23.8.2019
Author: 
Tomás O'Leary

Dans les services informatiques des entreprises, la gestion des actifs logiciels (Software Asset Management) passe facilement au second plan. Les responsables SAM bénéficient donc rarement de la reconnaissance, du soutien ou des ressources qu’ils méritent - et dont ils ont besoin.

La gestion des actifs logiciels était initialement une opération distincte du contrôle d’inventaire. Ce rôle pseudo-financier visait à assurer la correspondance entre le nombre de licences et les besoins de l’entreprise. Mais il a changé depuis, et est en évolution permanente. Alors qu’à l’époque, un seul responsable pouvait se charger de dénombrer les licences, toute une équipe de spécialistes est à présent nécessaire pour gérer les nombreux fournisseurs et les non moins nombreux modèles de licences applicables à votre parc. Cette tâche est rendue encore plus complexe avec l’importance croissante des plateformes Cloud d’un point de vue stratégique.


Comme le souligne la revue IT Asset Management Magazine


« Même si aujourd’hui, beaucoup considèrent que le Cloud sort des attributions des équipes SAM et ITAM, on note une nette évolution de la situation à mesure que la part des dépenses technologiques globales des entreprises consacrée aux logiciels et aux infrastructures dans le Cloud continue de croître. Les professionnels ITAM possédant de bonnes connaissances de la création et de la mise en application de fonctions de gouvernance dans le Cloud ont encore de beaux jours devant eux.  Mais les entreprises doivent aussi investir dans les technologies et les services appropriés si elles veulent maîtriser davantage leurs dépenses liées au Cloud. Comme avec les domaines plus traditionnels de l’ITAM, ces activités exigent en somme un savant mélange de personnes, de processus et de technologie. »


Le responsable d’une équipe de gestion des actifs logiciels doit posséder un large éventail de compétences.Voici sept rôles que le SAM doit assumer simultanément.


Le SAM gestionnaire financier

Depuis toujours, les SAM ont en charge la gestion d’un budget, pour l’achat de nouvelles licences destinées à couvrir les différentes utilisations des logiciels. Mais le mode d’achat des logiciels et le mode de gestion des licences ont évolué de manière à fluidifier la gestion financière - mais aussi à la rendre plus complexe.

La multitude de solutions destinées à simplifier cette tâche témoigne de sa complexité. D’après un rapport publié par ResearchandMarkets.com, le marché de la gestion des actifs logiciels valait 1,16 milliard de dollars en 2017. Et ce chiffre devrait doubler d’ici 2022, pour atteindre 2,32 milliards de dollars.

D’une certaine façon, l’ascension des logiciels en tant que service (SaaS), avec leur modèle de licences par poste de travail, a été bénéfique en termes de contrôle des coûts. Mais dans le même temps, les charges administrative ont augmenté, car l’équipe de SAM doit surveiller plus étroitement le nombre d’utilisateurs afin d’ajuster le volume de licences en conséquence.

Les services Cloud à la demande évolutifs ajoutent encore à la complexité de la tâche. En effet, les plateformes Cloud telles que Microsoft Azure et Amazon AWS permettent une montée en charge instantanée des ressources en fonction de la demande. Cependant, la facturation étant fonction du nombre d’utilisations, les SAM se voient contraints de travailler étroitement avec les directeurs techniques pour s’assurer que les ressources sont correctement comptabilisées et que des limites sont mises en place pour éviter les hausses non budgétées.

Le SAM négociateur

Outre le calcul du prix de revient des achats de licences, le SAM est censé négocier des tarifs avantageux avec les OEM et les revendeurs. Ces négociations peuvent avoir des répercussions considérables pour l’entreprise, et lui faire économiser plusieurs millions de dollars sur la durée d’un contrat de maintenance.

Dans les grandes entreprises, c’est parfois le responsable des achats qui est chargé de ces négociations. Mais celui-ci compte sur le SAM pour effectuer des recherches et lui procurer les informations nécessaires. C’est ainsi le SAM qui renseigne le service des achats en ce qui concerne les résultats attendus, les coûts et les éléments de discussion à aborder avec le fournisseur.

Le SAM doit donc traiter avec d’autres responsables, mais pas uniquement. La révolution du BYOD ne montre aucun signe de ralentissement et encore moins de retour en arrière, ce qui ajoute encore une couche de complexité à l’environnement informatique de l’entreprise. En effet, il incombe désormais aux SAM de s’assurer que les employés ont accès aux applications métier stratégiques sur leurs smartphones et tablettes personnels, et cela peut devenir un véritable casse-tête. Ils doivent également négocier habilement avec les utilisateurs finals et les décideurs afin de limiter l’utilisation à des fins professionnelles d’applications non couvertes par une licence et non approuvées. À moins que le SAM puisse négocier des ententes avec les propriétaires de ces appareils de façon à définir les applications acceptables, l’entreprise s’expose à des amendes en cas d’audit OEM, même si elle n’est pas propriétaire des appareils en question.

Le SAM conciliateur

Le rôle du gestionnaires d’actifs logiciels gagne en visibilité, et les SAM jouent désormais les politiciens. On attend d’eux qu’ils trouvent un équilibre entre les besoins concurrents de chaque division opérationnelle afin de répondre aux contraintes de leurs budgets informatiques.

Cela suppose souvent de jouer les conciliateurs avec les directeurs dont les demandes de licences ont été refusées en raison de restrictions budgétaires. Les SAM sont parfois entraînés dans des négociations avec les parties prenantes où ils finissent par concéder un report ou une baisse des dépenses dans un service donné en échange d’un achat prioritaire dans le cadre du prochain budget.

Leur rôle prend une tournure encore plus politique à l’occasion de fusions et d’acquisitions. Ils peuvent alors se voir attribuer un budget plus important, mais en contrepartie ils doivent répondre à davantage de demandes. La standardisation des logiciels entre les filiales est un véritable cauchemar en termes de politique, en particulier si cela implique le remplacement de systèmes familiers et fiables. D’un point de vue technique, cela représente un problème pour le DSI, mais le SAM sera inévitablement impliqué dans les discussions et il lui faudra désamorcer les situations délicates en ménageant toutes les parties.

Le SAM conseiller en stratégie commerciale

Pour les entreprises d’aujourd’hui, qui dépendent de plus en plus du numérique, les actifs logiciels sont cruciaux. Sans surprise, c’est au SAM qu’il revient de tenter d’optimiser les déploiements de licences afin que les objectifs stratégiques d’autres divisions commerciales puissent être atteints.

C’est également au SAM qu’il incombe d’analyser et de comprendre les besoins, les utilisations et l’efficacité de chaque application, y compris celles que l’entreprise n’utilise pas encore. Cette compréhension des applications, connues ou non, est essentielle à la planification et à l’exécution de projets logiciels, en particulier s’ils impliquent le redéploiement et la migration de licences utilisées ailleurs dans l’entreprise.

Le passage au Cloud computing exige un changement d’état d’esprit à tous les niveaux de l’entreprise. Nous avons déjà mentionné les implications financières d’une modification du modèle de licences. Mais les méthodes employées pour réaliser les audits et enregistrer les entitlements devront elles aussi évoluer, ce qui compliquera encore davantage le travail des SAM. Il leur faudra être parties prenantes de l’élaboration des stratégies de Cloud si l’entreprise prévoit de maîtriser ses coûts et d’éviter le gaspillage des gains réalisés via des plateformes informatiques hébergées.

Les SAM risquent de devoir sortir des limites de leur sphère de compétences s’ils veulent atteindre leurs objectifs budgétaires. Ils devront pour cela être capables de voir au-delà de leurs habitudes de travail et d’adopter d’autres façons de procéder (par exemple, recourir à des contrats de maintenance tiers) afin de réduire les coûts sans compromettre la qualité du support reçu.

Ces décisions sont de nature stratégique : il s’agit de confier à un tiers le contrôle d’actifs de l’entreprise potentiellement cruciaux. Une fois de plus, le SAM devra faire appel à son sens de la diplomatie et de la conciliation pour vous convaincre en mettant en avant des arguments a priori difficiles à envisager concernant l’avenir stratégique de votre entreprise.

Le SAM détective

La croissance organique des réseaux des entreprises était jusqu’à présent relativement incontrôlée. L’acquisition de logiciels se faisait au coup par coup et la tenue des registres était souvent loin d’être exemplaire. Cela engendrait des lacunes et des questionnements quant aux licences en vigueur.

C’est notamment le cas lorsque plusieurs SAM se sont succédé. Bien souvent en effet, des détails vitaux, comme les identifiants de connexion au portail de gestion des licences, sont mémorisés par le SAM en place et ne sont jamais transmis à ses successeurs. Pour s’acquitter correctement de ses tâches, le SAM doit par conséquent jouer les détectives afin de dénicher les informations qui lui permettront de comprendre quelles applications sont utilisées et comment, ainsi que les licences logicielles en place.

L’environnement devient encore plus complexe en cas de fusion ou d’acquisition. Le SAM doit alors retrouver les informations relatives aux licences sur des points de contact encore plus nombreux. L’opération est non seulement complexe et chronophage, elle est aussi très souvent urgente. En effet, l’issue des négociations portant sur le renouvellement des licences dépend souvent du nombre de licences en vigueur, notamment lorsque l’entreprise tente de maximiser la remise sur volume.

Le SAM gestionnaire du cycle de vie des actifs

À l’origine, les SAM se contentaient de surveiller l’utilisation des applications et d’organiser l’achat de licences supplémentaires dès que le besoin s’en faisait sentir. La stratégie logicielle reposait autant sur l’OEM et ses cycles de mise à niveau que sur les exigences de l’entreprise.

Cependant, les schémas d’utilisation des logiciels ont évolué et le SAM est désormais étroitement impliqué dans la gestion du cycle de vie complet du moindre actif logiciel. De l’achat à la mise hors service, il doit tenir compte du coût des logiciels à chaque étape de leur cycle de vie dans le cadre de l’élaboration des stratégies et de la gestion des coûts. Compte tenu de leurs compétences et de leurs connaissances en la matière, les SAM vont jouer un rôle crucial dans la planification du développement des futurs systèmes.

Le SAM auditeur interne

Les audits de licences imposés par les fournisseurs sont inévitables. Et la responsabilité en cas de réussite (ou d’échec, le plus souvent) repose entièrement sur le SAM. Dans la majorité des cas, ces derniers tiennent à jour un registre qui est en principe exact, mais qui a peu de chances de satisfaire un auditeur externe cherchant à tirer un pourcentage de chaque licence manquante. Par conséquent, le SAM doit adopter une approche plus stratégique des audits.

Il doit procéder lui-même à un audit des licences de l’entreprise pour s’assurer de l’exactitude de ses registres. Là encore, il joue à la fois les détectives et les comptables en épluchant les registres internes ainsi que les portails des fournisseurs pour comprendre les tenants et les aboutissants des droits de licence. Il lui faut ensuite procéder à l’audit des logiciels installés afin d’identifier les lacunes - et de les rectifier s’il y a lieu.

Si (et c’est presque inévitable) un audit logiciel effectué par un OEM révèle des écarts et des licences manquantes, le rôle du SAM est de défendre l’entreprise. Il devra ainsi présenter des preuves tangibles attestant que l’entreprise est conforme en matière d’entitlements - autrement dit, il aura réuni les informations pertinentes avant le début de l’audit.

Les audits déterminent en outre la stratégie logicielle de l’entreprise. Loin de se contenter de dénombrer et gérer les licences, le SAM suit également l’utilisation qui est faite des applications. Cela lui permet d’identifier plus facilement celles qui sont sous-utilisées et de résilier éventuellement les contrats de maintenance correspondants, ou de redéployer des licences et réinstaller ces applications là où elles seront mieux utilisées. Le SAM s’efforce en permanence de faire en sorte que les employés et les parties prenantes disposent des outils dont ils ont besoin, et d’éviter les dépenses inutiles autant que possible.

En clair, l’audit revient désormais à suivre l’utilisation des logiciels, et non plus uniquement le nombre de licences.

Le rôle des SAM a changé, et ils ont besoin d’aide

Il serait injuste de dire que les responsables des actifs logiciels n’étaient à l’époque rien de plus que des contrôleurs de stocks. En revanche, il ne fait aucun doute que leur rôle a évolué et n’a pratiquement plus rien à voir avec ses origines.

Le SAM est aujourd’hui un professionnel accompli aux compétences multiples qui doit œuvrer à tous les niveaux de l’entreprise pour assurer la conformité des licences et maîtriser les coûts informatiques. Il doit non seulement faire preuve d’un souci poussé du détail, mais également être capable de travailler avec des groupes de personnes disparates afin d’obtenir un consensus et d’assurer l’adéquation entre opérations informatiques et stratégie.

Pour les entreprises dont le SAM occupe ce poste depuis plusieurs années, cette évolution peut être problématique. Le responsable actuel, aussi compétent soit-il pour ce qui est de gérer le nombre de licences, devra suivre des formations complémentaires et recevoir une assistance adaptée en vue d’acquérir les compétences requises pour répondre aux nouvelles exigences de son poste.

Compte tenu du nombre élevé de parties concernées, les SAM ont besoin d’un meilleur soutien de la part des responsables informatiques et autres parties prenantes, y compris les dirigeants et directeurs financiers. Le rapport de KPMG intitulé Software Asset Management - Mitigating Risk and Realizing Opportunities a souligné un thème récurrent chez les « non-SAM » : « Pourquoi, en tant qu’utilisateurs finals, devrions-nous investir dans des systèmes et des processus pour renflouer les comptes des éditeurs de logiciels ? »

En somme, le fait de sortir indemnes d’un audit logiciel permet aux entreprises d’économiser plusieurs millions d’euros (amendes + licences additionnelles + souscription de contrats de maintenance et de support). L’issue de ces audits détermine en outre la possibilité ou non de financer tous les projets informatiques stratégiques de l’année en cours. Étant donné les économies conséquentes réalisées sur le long terme, il semble judicieux de mettre à la disposition des SAM toutes les ressources dont ils ont besoin, notamment l’accès aux outils de gestion des actifs et aux services de conseil appropriés.

En effet, si une entreprise souhaite véritablement maîtriser le coût des licences, voire le réduire, elle a tout intérêt à investir dans les ressources nécessaires à la gestion de ses actifs informatiques (ITAM) : au vu de l’évolution du secteur de l’IT, ce poste ne peut que se complexifier à l’avenir.


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