Date: 
September 13, 2017
Author: 
Tomás O'Leary
Date: 
9.13.2017
Author: 
Tomás O'Leary

Auf der Prioritätenliste des Top-Managements rangiert das Thema Softwarelizenzierung meist eher im unteren Drittel. Das führt oft dazu, dass der Software-Asset-Manager seine liebe Mühe hat, ausreichend Mittel aufzutreiben, um eine korrekte Lizenzabdeckung sicherzustellen – von den nötigen Tools zur Vereinfachung der Verwaltungsprozesse einmal ganz zu schweigen.  

Natürlich wissen Sie, dass Verbesserungen bei der Softwarelizenzierung dem Unternehmen auch insgesamt helfen, aber wie können Sie das Top-Management davon überzeugen? Hier sind fünf Tipps, die Sie auf den richtigen Weg bringen.

1. Thematisieren Sie mögliche Strafzahlungen

Compliance-Verstöße bei der Softwarenutzung werden mit zahlreichen verschiedenen Strafzahlungen belegt. Dabei unterscheidet man zwei Elemente.

Erstens wird Ihr Unternehmen zu einer meist sehr heftigen Strafzahlung verdonnert, wenn für die genutzten Anwendungen nicht ausreichend Lizenzen vorhanden sind. Im günstigsten Fall müssen sie dabei die Differenz zwischen dem Ist- und dem Soll-Stand nachzahlen. Dieser Betrag steigt allerdings weiter, wenn IBM (oder ein anderer OEM) zusätzlich eigene Kosten und Gebühren aufschlägt.

Zweitens werden von vielen Anbietern die Namen der Unternehmen veröffentlicht, bei denen Compliance-Verstöße nachgewiesen wurden. Diese Art von Negativ-Publicity kann den Ruf Ihres Unternehmens nachhaltig schädigen und sich mittelbar auch auf Umsatz und Ertrag auswirken. Das aber lässt die durch Nicht-Compliance verursachten Gesamtkosten weiter steigen.

2. Verdeutlichen Sie die Risiken

Das Risiko eines Audits ist nicht nur überaus real, solche Prüfungen werden auch mit erschreckender Regelmäßigkeit durchgeführt. Bei einer Gartner Umfrage kam heraus, dass 61 % der teilnehmenden Unternehmen in den vorangegangenen zwölf Monaten überprüft worden waren. Das entspricht einer Steigerung von 7 % im Vergleich zum Vorjahreszeitraum.

Für Unternehmen, die IBM Software einsetzen, ist das Auditrisiko sogar noch höher. So wurden allein 41 % aller gemeldeten Lizenzaudits von IBM durchgeführt - die höchste Rate unter allen erwähnten Anbietern. Mit anderen Worten, beim Thema Audit lautet die Frage nicht „Falls?“, sondern „Wann?“.  

Einfach darauf zu hoffen, dass IBM bei Ihnen schon nicht vorbeischauen wird, wäre grob fahrlässig.

3. Belegen Sie alles mit einem Preis

Nichts überzeugt das Top-Management besser als Geld. Schließlich ist es die Aufgabe dieser Leute, das Unternehmen am Laufen zu halten und für die Eigner oder Aktionäre einen Gewinn zu erwirtschaften. Wenn Sie also Ihrer Geschäftsleitung das Thema Softwarelizenzierung „verkaufen“ wollen, sollten Sie vor allem das liebe Geld in den Mittelpunkt stellen.  

Natürlich ist es dabei einfach, die Kosten fehlender Lizenzen zu quantifizieren, aber erwarten Sie nicht, dass diese zusätzlichen Kapitalausgaben das Management allzu sehr interessieren werden. Womit Sie Ihre Gesprächspartner viel eher davon überzeugen können, in Lizenzen sowie Verwaltungstools und -services zu investieren, sind die Kosten, die sie bei Compliance-Verstößen zu erwarten haben.  

Machen Sie aber vorher Ihre Hausaufgaben und recherchieren Sie Fälle aus der Praxis. So können Sie die Strafen und begleitenden Kosten bei Nicht-Compliance auf den Punkt präsentieren. Sammeln Sie dabei so viele Informationen wie möglich, einschließlich der Sekundärkosten für die betroffenen Unternehmen, wie Imageschäden, verlorene Verträge und durch den Audit bedingte Produktivitätseinbußen.  

Auf diese Weise können Sie nachweisen, dass der Preis zusätzlicher Lizenzen deutlich unter den Kosten liegt, die ein Compliance-Verstoß bedeuten würde.

4. Vermeiden Sie Engpässe und Produktionsausfälle

Wenn Sie Lizenzen effektiv verwalten, heißt das auch, dass sie aus Systemen entfernt werden, in denen sie nicht erforderlich sind. Allerdings könnte selbst eine rudimentäre Änderung dazu führen, dass Mitarbeiter bis zur erneuten Verfügbarkeit der Applikation unproduktiv herumsitzen. Mit anderen Worten: Wartezeit, die durch Installationen verursacht wird, ist verschenkte Zeit.  

Natürlich muss der Software-Asset-Manager sicherstellen, dass nicht deutlich zu viele Lizenzen vorgehalten werden, aber er benötigt dabei auch die Berechtigung und das Budget, um erforderlichenfalls jederzeit zusätzliche Lizenzen zu kaufen.

Auch hier kann es Ihre Argumentation unterstützen, wenn Sie die Produktivitätseinbußen in Euro und Cent ausdrücken. Möglicherweise brauchen Sie dafür die Unterstützung der Personalabteilung, um die Verluste anhand der Mitarbeitergehälter zu quantifizieren. Vergessen Sie auch nicht die zusätzlichen Kosten, die eine reduzierte Produktivität in der gesamten Lieferkette verursacht.

5. Erreichen Sie alle Compliance-Ziele

Ihre Anteilseigner erwarten, dass Ihr Unternehmen verantwortungsvoll geführt wird und dabei alle rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt. Das aber bedeutet, dass man von Ihnen erwartet, dass Sie alle Standards und Vorschriften einhalten, auch wenn Sie im Bezug auf die Softwarelizenzierung gar keine festgeschriebenen Compliance-Ziele haben.

Anhand Ihrer eigenen Lizenzzählung lassen sich Lücken identifizieren, sodass Sie klar aufzeigen können, wo Compliance-Ziele nicht erreicht werden. Für sich betrachtet, werden diese Zahlen das Top-Management vermutlich auch nicht gerade in Aufruhr versetzen, aber sie können Ihren restlichen Argumenten (siehe Punkte 1 bis 4) zusätzlich Gewicht verleihen.

Holen Sie sich Unterstützung

Einen externen Partner an Bord zu nehmen, kann hier sehr sinnvoll sein. Origina kann Sie nicht nur beim Audit Ihrer verschiedenen Lizenztypen unterstützen, sondern Sie auch zu den nachfolgenden Schritten beraten. Im Rahmen dieser Beratung bereiten wir Sie dann auch gezielt auf das nächste Meeting mit dem Top-Management vor.

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