Date: 
Aug 14, 2018
Author: 
Tomás O'Leary
Date: 
14/8/2018
Auteur: 
Tomás O'Leary
Datum: 
14.8.2018
Author: 
Tomás O'Leary

Wie jeder SAM weiß, ist es unglaublich einfach, ein IBM-Software-Audit zu vergeigen. Um solche Probleme in Zukunft zu vermeiden, sollten Sie die häufigsten Ursachen kennen. Hier sind vier, denen wir immer wieder begegnen:

1. Mangelhafte Lizenzerfassung

Wenn Netzwerke organisch wachsen, strömt neue Software in einem unglaublichen Tempo ins Unternehmen. Aber zwischen Kauf und Installation können Lizenzunterlagen schon mal verloren gehen – einmal vorausgesetzt, dass sie im ersten Schritt überhaupt erstellt wurden.

Können Sie die von Ihnen genutzten Lizenzen nicht korrekt nachweisen, ist das IBM-Audit zum Scheitern verurteilt. Sie müssen einfach konsequent jeden einzelnen Kauf protokollieren. Außerdem können Sie es so vermeiden, mehr Lizenzen als benötigt anzuschaffen.

Merke: Jede neue Lizenz ist gleich nach dem Kauf zu erfassen, um künftig Probleme zu vermeiden.

2. Mangelhafte Aktualisierung der Unterlagen

Viele SAMs folgen diesem Grundsatz und erfassen alle Lizenzkäufe sowie Angaben zu deren Erstinstallation. Aber da sich die IT-Anforderungen ändern, Software nicht immer am selben Ort genutzt wird und neue Lizenzen hinzukommen, müssen die Unterlagen kontinuierlich aktualisiert werden. Leider rangiert diese Aufgabe gerade bei umfangreichen Nutzungsänderungen bestehender Softwarelizenzen häufig unter „ferner liefen“.

Sind Ihre Unterlagen aber nicht korrekt und/oder aktuell, ist es nahezu unmöglich, Ihr Unternehmen bei einem IBM-Software-Audit gut aussehen zu lassen. Sie müssen einfach nachweisen können, wo Ihre Applikationen installiert sind und wie viele Lizenzen genutzt werden. Zudem sollten Sie in der Lage sein, alle Fragen der Auditoren schnell und schlüssig zu beantworten.

Lizenzen befinden sich in einem steten Fluss. Deshalb sollte der SAM jede einzelne Veränderung erfassen. Tut er das nicht, sind seine Unterlagen schon bald so hilfreich wie der Wetterbericht der letzten Woche. Erfassen Sie alle Käufe, Veränderungen und Ausmusterungen schnellstmöglich. Anderenfalls sind Ihre Unterlagen bei einem IBM-Audit praktisch wertlos.

3. Unzureichende Einsicht in die Softwareinstallationen

Zur rechten Zeit am rechten Ort auf die richtige Technologie zugreifen zu können, ist entscheidend, um im Business von heute die Nase vorn zu behalten. Aber leider wird der SAM nur selten über Reinstallationen oder Nutzungsänderungen von Software informiert. Wenn er aber nicht weiß, wo die Software im Einsatz ist und wie viele Lizenzen aktuell genutzt werden, sind seine Unterlagen nichts anderes als Makulatur.

Als SAM muss man auf seine Autorität pochen und unmissverständlich klar machen, dass man über alle Deinstallationen, Änderungen und Reinstallationen informiert werden muss, auch wenn man nicht in die Planung und/oder Umsetzung des Projekts involviert ist.

4. Kein Überblick über Vertragsänderungen und Updates

Die Beendigung von Softwareverträgen bringt meist so einige Probleme mit sich. Aber während der SAM in der Situation versucht, den bestmöglichen Preis zu erzielen, versucht IBM, an anderer Stelle den Umsatz zu optimieren.

Veränderungen können recht unterschiedlicher Natur sein: Die Nutzungsbedingungen für eine bestimmte Applikation können sich ändern oder die jährlichen Wartungskosten steigen stärker als in den vergangenen Jahren. Was immer es sein mag, entscheidend ist, dass Sie alle Änderungen im Blick behalten. Einfach davon auszugehen, dass schon alles so bleiben wird wie bisher, ist ein sicherer Weg, um Ihr nächstes IBM-Software-Audit vor die Wand zu fahren.

Seien Sie proaktiv und scheuen Sie sich nicht, Hilfe an Bord zu holen

Bei einem IBM-Audit müssen Sie den Nachweis darüber führen, dass die Lizenzzahl stimmt und dass die Nutzungsbedingungen eingehalten werden. Wenn Sie alle Anschaffungen und Änderungen sauber protokollieren, ist das ein wichtiger Erfolgsfaktor für Ihr nächstes Audit.

Sämtliche Softwarelizenzen des Unternehmens zu verwalten, ist eine komplexe Aufgabe – und in der Regel viel zu viel Arbeit für eine Person. Scheuen Sie sich deshalb nicht, einen IBM-Lizenzierungsexperten wie Origina um Hilfe zu bitten. Gemeinsam mit unserem Netzwerk von IBM-Lizenzierungsspezialisten können wir Sie zu Best-Practices beraten sowie vor und nach einem IBM-Software-Audit mit Supportservices unterstützen.

Wenn Sie diese vier Fehler vermeiden, sind Sie auf einem guten Weg, um Ihr nächstes IBM-Audit zu bestehen. Falls Sie zwischenzeitlich Fragen haben, sprechen Sie uns einfach an.

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